Business Continuity Management
Im Folgenden möchten wir Sie darüber unterrichten, wie wir auch in Krisenzeiten oder bei Notfällen den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten und die Kontinuität unserer Services sicherstellen.
Unser Business Continuity Plan (BCP) basiert auf klar definierten Prozessen und Maßnahmen, die eingebunden sind in das ‚Protection & Resilience‘ Framework der Allianz SE, unserem Mutterkonzern.
Neben der Nutzung modernster Technologien ist auch unsere Organisationsstruktur ein wichtiger Pfeiler für unsere Widerstandfähigkeit und Flexibilität.
metafinanz hat durch die kontinuierliche Ausrichtung auf die Wertschöpfung eine agile und kundenorientierte Teamorganisation geschaffen, in der das Business nicht zentral, sondern dezentral verantwortet wird. Die Sicherung von Gesetzmäßigkeit bzw. Compliance sowie einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung ist hingegen in unserer formalen, zentralisierten Struktur verankert.
Sowohl unsere formale Struktur als auch die Diversität unserer Wertschöpfung und die Lieferung unserer Services über viele, kleine und schlagkräftige Einheiten bilden eine stabile Grundlage für unser Unternehmen und unsere Zuversicht, auch in Krisenfällen unser Geschäft fortführen zu können.
Das Business Continuity Management (BCM) Programm der metafinanz tritt in Kraft
- im Falle von Betriebsunterbrechungen mit Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Aktiviert durch das zentrale Krisenmanagement-Team.
- im Falle von Betriebsunterbrechungen, die auf bestimmte Funktionen beschränkt sind. Aktiviert durch den oder die zuständigen Verantwortlichen.
Der BCP (Business Continuity Plan) ermöglicht es, Kunden ununterbrochen wesentliche Dienstleistungen bereitzustellen. Er zielt darauf ab, sicherzustellen, dass die metafinanz internen und externen Kunden die wesentlichen Geschäftsservices in gewohnter Qualität bietet, unabhängig von den Ereignissen oder Störfällen, die den Regelbetrieb beeinträchtigen. Dieser Plan sieht keine Begrenzung oder Beschränkung von Initiativen, Einschätzungen oder unabhängigen Handlungen vor, die für eine angemessene und effektive Schadenseindämmung, Vorbereitung, Reaktion, Wiederherstellung oder Mitarbeitersicherheit notwendig sind.
Diese Aktionsfreiheit wird gesteuert von koordinierten Maßnahmen, die für eine erfolgreiche Zielerreichung erforderlich sind. Das bedeutet: Wesentliche betriebliche Leistungen, d.h. sowohl die Erbringung vereinbarter Leistungen als auch Ausschreibungen, Angebotserstellung, Vertragsabschlüsse und Rechnungsstellung, sind die Mindestfunktionen, die unmittelbar beziehungsweise im Verlauf der ersten Wochen nach einem Ereignis oder Störfall benötigt werden. Mit diesen Services müssen der Geschäftsbetrieb aufrechterhalten und verpflichtende Anforderungen erfüllt werden und es dürfen keine Bedenken seitens regulatorischer und staatlicher Behörden, Kunden, Anteilseigner und Mitarbeiter aufkommen.
Der Business Continuity Plan (BCP) der metafinanz beschreibt die Reaktionsstruktur im Falle einer Betriebsunterbrechung, die im Rahmen der Risikobewertung als solche erkannt wurde. Darüber hinaus identifiziert er alle kritischen Geschäftsbereiche, deren kritische Prozesse und Aufgaben sowie Abhängigkeiten von Tools, Ressourcen und Dienstleistern.
Damit lassen sich diejenigen Services bereitstellen, die durch die Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis) und auf die Organisation als kritisch eingestuft wurden.
Der Business Continuity Plan (BCP) der metafinanz beschreibt die Reaktionsstruktur im Falle einer Betriebsunterbrechung, die im Rahmen der Risikobewertung als solche erkannt wurde. Darüber hinaus identifiziert er alle kritischen Geschäftsbereiche, deren kritische Prozesse und Aufgaben sowie Abhängigkeiten von Tools, Ressourcen und Dienstleistern.
Damit lassen sich diejenigen Services bereitstellen, die durch die Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis) und auf die Organisation als kritisch eingestuft wurden.
Der BCP ist so aufgebaut, dass er das Mindestmaß an erforderlichen Maßnahmen vorausplant, und zwar strukturiert entsprechend der Reihenfolge, in der sie normalerweise umgesetzt werden. Zudem identifiziert er, wer die entsprechenden Schritte durchführt.
Die Strukturierung des Plans ist so angelegt, dass Vorfälle bewältigt werden können, die zu einer Betriebsunterbrechung führen könnten. Ein Krisenmanagement-Team ist eingerichtet und dient in allen Fällen als erster wesentlicher Ansprechpartner. Es unterstützt die Erfassung und Analyse von Informationen während der weiteren Entwicklung solcher Vorfälle, versorgt das Management-Board mit den nötigen Informationen und organisiert die Kommunikation an die Teams und Mitarbeiter. Die Mitglieder des Management-Boards tragen jeweils die Verantwortung für die endgültigen Entscheidungen im Rahmen des BCPs. Betriebsunterbrechungen sind individuell und unter der Aufsicht und Leitung des Management-Boards zu bewältigen. Grundsätzlich kann das Management-Board Aufgaben delegieren. Die Koordination und Entwicklung des BCPs unterliegen der Verantwortung des Business Continuity Management-Teams. Der BCP und alle dazu gehörenden Pläne und Dokumente werden kontinuierlich weiterentwickelt und den aktuellen Anforderungen angepasst.
In Zusammenhang mit diesem Plan stehen:
- Wiederherstellungsverfahren, d.h. Notfallwiederherstellungspläne der internen Service-Einheiten (Finance, IT, HR etc.) sowie der Geschäftseinheiten. Diese Pläne liefern dem Unternehmen die erforderlichen Informationen, um auf ein ungeplantes Ereignis zu reagieren und die Wiederherstellung und -aufnahme der kritischen und wesentlichen Funktionen und Prozesse in koordinierter Weise zu unterstützen.
- Business Recovery Pläne. Im Falle einer Katastrophe, liefern unsere Business Recovery Pläne die Angaben zu den wichtigsten notwendigen Schritten sowie Informationen, die zur Minimierung der potenziellen Folgen eines Ereignisses auf unsere Geschäfte und unseren Ruf erforderlich sind. Diese Pläne sind als Bereitschaftspläne zu betrachten, die vor Einsetzen einer Betriebsunterbrechung gelesen, verstanden und aktualisiert werden sollen.
Die Hauptverantwortlichen, die innerhalb des Business Continuity Managements und der zugehörigen Pläne bestimmt wurden, werden von der Leitung als geeignet angesehen.
