Allgemeine Einkaufsbedingungen

Allgemeine Einkaufsbedingungen der metafinanz Informationssysteme GmbH für Leistungen im IT-Umfeld

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(Stand 15.02.2024)

1. Anwendungsbereich/Ausschluss Allgemeiner Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers

1.1 Anwendungsbereich

Die Allgemeinen Einkaufsbedingungen („AEB“) enthalten die Bedingungen, zu denen die metafinanz Informationssysteme GmbH (nachfolgend „metafinanz“ oder „Auftraggeber“ genannt) die in dem einzelvertraglichen Einzelauftrag (nachfolgend „Bestellung“ genannt) näher bezeichneten Leistungen vom Auftragnehmer bezieht, sofern diese Bedingungen nicht ausdrücklich schriftlich abgeändert oder ausgeschlossen werden. Sie gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsbeziehungen und Rechtsgeschäfte mit dem Auftragnehmer.

1.2 Ausschluss Allgemeiner Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden auch dann nicht verpflichtend, wenn ihnen die metafinanz nicht nochmals ausdrücklich widerspricht. Auch durch die Annahme von Leistungen werden die Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers nicht Vertragsbestandteil.

2. Leistungsumfang

2.1 Leistungsspezifikation und eigenständige Erbringung

Der Auftragnehmer wird für die metafinanz die in dem Einzelauftrag beschriebenen Leistungen selbst oder durch qualifizierte Erfüllungsgehilfen erbringen sowie in eigener Projektverantwortung die in dem Einzelauftrag beschriebenen Arbeitsergebnisse herstellen und abliefern.

2.2 Termine und Fristen

Der Auftragnehmer wird bei der Festsetzung von Besprechungsterminen mit der metafinanz, der Durchführung von Aufträgen, der Erarbeitung technischer Konzeptionen oder ähnlicher Vorgänge, die fristgebunden sind, die Vorstellung der metafinanz vorrangig berücksichtigen und vereinbarte Fristen einhalten. Beginn und Ende einzelner Einzelaufträge sowie Projekttermine werden die metafinanz und der Auftragnehmer jeweils gesondert schriftlich festlegen.

2.3 Verhinderung der Leistungserbringung

Die Projekttermine werden in dem Einzelauftrag festgelegt. Falls der Auftragnehmer nach Auftragsannahme an dessen Durchführung auch nur vorübergehend verhindert ist, wird er diese Verhinderung, gleich aus welchem Grunde, unverzüglich der metafinanz unter Angabe der voraussichtlichen Dauer der Verhinderung mitteilen.

3. Vergütung

3.1 Vergütung allgemein

Die zwischen den Parteien vereinbarte Vergütung wird in dem Einzelauftrag festgelegt. Alle Zahlungen sind zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer zu leisten. Wird in dem Einzelauftrag nichts Abweichendes vereinbart, ist eine Vergütung nach Zeitaufwand (Tages-/Stundensatz) festzulegen und vereinbart.

3.2 Vergütung nach Zeitaufwand:

(a) Vergütung nach Zeitaufwand bedeutet, dass sich die Vergütung aus den aufgewandten Stunden bzw. Personentagen multipliziert mit den jeweils gültigen Stunden bzw. Tagessätzen errechnet. Soweit Personentage abgerechnet werden, umfasst ein Personentag mindestens acht (8) Arbeitsstunden. Erbrachte Leistungen sind in Viertelstunden genau abzurechnen. Im Fall der Angabe einer Gesamtsumme in dem Einzelauftrag handelt es sich lediglich um den voraussichtlichen Projektumfang (Maximum). Eine Abnahmeverpflichtung bzw. Zahlungsverpflichtung in vollem Umfang wird hierdurch nicht begründet. Vergütet wird vielmehr nach tatsächlich erbrachtem Aufwand. Darüberhinausgehender Aufwand kann nicht abgerechnet werden.

(b) Der Auftragnehmer hat der metafinanz den zu vergütenden Zeitaufwand mittels Tätigkeitsnachweisen gemäß den Vorgaben der metafinanz, welche vor Projektbeginn dem Auftragnehmer auf Anfrage mitgeteilt werden, mit Ablauf des jeweils aktuellen Monats mitzuteilen.

3.3 Vergütung nach Festpreis:

Festpreis bedeutet, dass die vereinbarte Vergütung unabhängig von dem für die Erbringung der Leistungen tatsächlichen erforderlichen Zeitaufwand und unabhängig davon ist, ob der Auftragnehmer den zur Vertragserfüllung erforderlichen Zeitaufwand zutreffend kalkuliert hat.

Der Auftragnehmer legt auf Verlangen der metafinanz die Kalkulation des Festpreises offen. Eine Erhöhung des Festpreises kann der Auftragnehmer nur verlangen, wenn der Mehraufwand von der metafinanz alleinig zu vertreten ist.

3.4 Gutschriftverfahren

Die Abrechnung erfolgt mittels rechnungsersetzendem Gutschriftverfahren durch die metafinanz oder einen mit dem Exkasso beauftragten Dritten. Hierzu wird ein Abrechnungsbeleg (Gutschrift) erstellt und an den Auftragnehmer versendet. Diese Gutschrift ersetzt aus rechtlicher und steuerlicher Sicht die Rechnung des Auftragnehmers (§ 14 Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG).

3.5. Gutschriftauszahlung

Die Gutschrift für einen Abrechnungsmonat wird zeitnah, i.d.R. Mitte des Folgemonats erstellt und per E-Mail an den Auftragnehmer übermittelt (Gutschriftanzeige). Die Auszahlung erfolgt bis spätestens vier (4) Wochen nach Ablauf des Abrechnungsmonats. Voraussetzungen für die Gutschrifterstellung ist eine ordnungsgemäß erfolgte Leistungsmeldung mittels Tätigkeitsnachweis durch den Auftragnehmer, sowie der Eingang der entsprechenden Zahlung durch den Kunden beim Auftraggeber.

3.6 Beendigung des Gutschriftverfahrens

Die metafinanz behält sich vor, das Gutschriftverfahren zu beenden. In diesem Fall stellt der Auftragnehmer Rechnungen in Euro aus und sendet sie an die in der Bestellung bezeichnete Stelle der metafinanz. Die Rechnung muss neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben die Bestellnummer enthalten; die gesetzlich anfallende Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen. Die Rechnung muss die geschuldete Leistung detailliert und nachprüfbar (z.B. durch Zeitnachweise) ausweisen. Rechnungen sind zahlbar innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen gerechnet ab vertragsgemäßer und vollständiger Leistungserbringung sowie Zugang der Rechnung bei der metafinanz. Die Fälligkeit des Anspruchs auf Zahlung der Vergütung setzt voraus, dass die Rechnung den vorstehend vereinbarten Anforderungen entspricht.

3.7 Zusätzliche Fälligkeitsvoraussetzung Abnahme

Bestehen die in dem Einzelauftrag vertragsgegenständlichen Leistungen in einem Erfolg oder der Lieferung neu herzustellender beweglicher Sachen, ist die Abnahme zusätzliche Fälligkeitsvoraussetzung. In dem Einzelauftrag können jedoch Vorauszahlungen vereinbart werden.

3.8 Hemmung der Fälligkeit

Die Fälligkeit der Vergütung wird jedoch gehemmt, soweit (i) sich die Vergütung nicht nachvollziehbar und prüfbar aus der Rechnung ergibt oder (ii) diese nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht und/oder (iii) kundenspezifische Leistungsmeldungsprozesse durch den Auftragnehmer nicht ordnungsgemäß erfolgt sind.

3.9 Abgeltung

Mit der Zahlung der vereinbarten Vergütung sind sämtliche Ansprüche des Auftragnehmers für die von ihm zu erbringende Leistung abgegolten. Reisezeiten und Reisekosten von und zum Einsatzort werden nicht erstattet. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge für sich und seine Mitarbeiter führt der Auftragnehmer selbst ab.

4. Informationspflicht des Auftragnehmers bei Zahlungsverzug

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unaufgefordert unverzüglich schriftlich oder per E-Mail informieren, wenn der Auftraggeber die Zahlung nicht innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels geleistet hat.

5. Gewährleistung

5.1 Gesetzliche Mängelvorschriften

Bestehen die in dem Einzelauftrag vertragsgegenständlichen Leistungen in einem Erfolg oder in der Lieferung neu herzustellender beweglicher Sachen, gelten die gesetzlichen Mängelvorschriften.

5.2 Verjährung Mängelansprüche

Die Verjährung der Mängelrechte wird ab Anzeige des Mangels durch den Auftraggeber bis zur Abnahme der Nacherfüllung durch den Auftraggeber oder bis einen Monat nach Scheitern dieser Nacherfüllung oder nach der endgültigen Ablehnung der Nacherfüllung durch den Auftragnehmer gehemmt.

6. Management und Organisation der Mitarbeiter des Auftragnehmers

6.1. Allgemeines

Der Auftragnehmer leitet und organisiert die Erbringung der Leistungen in eigener Verantwortung. Die Parteien werden die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um eine Integration der Mitarbeiter des Auftragnehmers in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers oder des Kunden zu vermeiden. Die Parteien werden ihre Mitarbeiter in geeigneter Weise schulen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen dieses Abschnitts im Interesse beider Parteien eingehalten und umgesetzt werden. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers arbeiten selbständig unter der alleinigen Aufsicht des Auftragnehmers.

6.2 Zentrale Anlaufstellen

Die Parteien benennen sogenannte Single Points of Contact, die für die Ausführung der vertragsgegenständlichen Leistungen verantwortlich sind. Die Parteien sind verpflichtet, Fragen oder Anmerkungen zu den Leistungen ausschließlich mit den zuständigen Single Points of Contact zu klären. Jede Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und einem Mitarbeiter des Auftragnehmers muss über den Single Point of Contact des Auftragnehmers erfolgen.

Nur der Single Point of Contact des Auftragnehmers oder der Auftragnehmer selbst darf die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers überwachen oder kontrollieren und nur sie haben das Recht, Anweisungen zu erteilen. Der Auftragnehmer wird den vom Auftraggeber benannten Single Point of Contact hinzuziehen, wenn und soweit dies im Zusammenhang mit der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlich ist.

6.3 Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber weist seine Mitarbeiter an, keine Anweisungen zu erteilen und den Mitarbeitern des Auftragnehmers keine Spezifikationen zur Verfügung zu stellen, ohne Abschnitt 6.2 zu befolgen. Soweit die vertragsgegenständlichen Leistungen in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu erbringen sind, wird dieser dafür sorgen, dass geeignete Projektarbeitsplätze zur Verfügung gestellt und mit „Extern“ oder einer ähnlichen Bezeichnung versehen werden.

Im Falle der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistung in den Räumlichkeiten eines Kunden, wird der Auftraggeber auf den Kunden dahingehend einwirken, dass die oben genannten Regeln auch dort eingehalten werden.

Der Auftragnehmer hat die vertragsgegenständlichen Leistungen mit eigenen Arbeitsmitteln (z.B. Handy, Notebook etc.) zu erbringen. In Ausnahmefällen, wenn dies aus objektiven Gründen (z.B. IT-Sicherheit, Datenschutz) erforderlich ist, stellt der Auftraggeber IT-Systeme oder Internetverbindungen zur Verfügung. Die Anforderungen der Ziffer 6.3. sind hiervon unbenommen einzuhalten.

Die Mitarbeiter des Auftragnehmers unterstehen fachlich und disziplinarisch ausschließlich dessen Weisungsrecht, unabhängig vom Ort der Dienstleistung. Sofern es jedoch auf Grund der Tätigkeit des Auftragnehmers im Einzelfall zu Berührungspunkten mit besonders sensiblen Daten kommt, insbesondere Daten, die im Sinne des § 203 StGB ein Geheimnis darstellen, obliegt es dem Auftraggeber bzw. den entsprechenden Kunden unter Einhaltung der sonstigen in diesem Vertrag und / oder einem Einzelauftrag vereinbarten Kommunikationsregeln, insbesondere einer Kommunikation über die definierten Single Points of Contact, den eingesetzten Mitarbeitern konkrete Vorgaben hinsichtlich des Umgangs mit solchen Daten zu erteilen.

6.4 Pflichten des Auftragnehmers

Die Auswahl und Klassifizierung der Mitarbeiter des Auftragnehmers liegt in der alleinigen Verantwortung des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer versichert, dass er die von ihm einzusetzenden Erfüllungsgehilfen (z.B.: Mitarbeiter oder auch Unterauftragnehmer) in fachlicher und persönlicher Hinsicht sorgfältig auswählen wird. Der Auftragnehmer weist seine Mitarbeiter an, Anweisungen des Auftraggebers und seines Personals oder Spezifikationen, die nicht über die Single Points of Contact erteilt wurden, nicht anzunehmen oder zu befolgen, dies vorbehaltlich der Reglungen in 6.3 letzter Absatz Die Arbeitszeit und der Arbeitsplatz der Mitarbeiter des Auftragnehmers werden vom Auftragnehmer in eigener Verantwortung festgelegt.

Gleichzeitig wird dadurch die Einhaltung vereinbarter Termine für Meilensteine/Arbeitsergebnisse durch den Auftragnehmer nicht beeinträchtigt. Die Parteien vereinbaren, dass die Mitarbeiter des Auftragnehmers den Auftraggeber bzw. den jeweiligen Kunden nicht über Krankheit, Urlaub oder andere Ereignisse wegen Abwesenheit vom Arbeitsplatz informieren müssen. Der Auftraggeber bzw. der jeweilige Kunde können solche Benachrichtigungen nicht von den Mitarbeitern des Auftragnehmers verlangen. Die Organisation des notwendigen Ersatzes liegt ausschließlich in der Verantwortung des Auftragnehmers.

Für den Fall, dass der Einsatz von Mitarbeitern des Auftragnehmers eine Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitsgenehmigung oder sonstige behördliche Erlaubnis voraussetzt, stellt der Auftragnehmer deren Vorliegen sicher. Auf Nachfrage stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber geeignete Nachweise zur Verfügung. Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung dieser Verpflichtung auch gegenüber von ihm eingesetzten Nachunternehmern sicher. Er stellt den Auftraggeber von Schäden, welches durch das Nichtvorliegen dieser Voraussetzungen entstehen, vollumfänglich frei.

Der Auftragnehmer wird jeden Verstoß des Auftraggebers bzw. des Kunden gegen diese Ziffer 6 melden oder sein Personal wird unverzüglich per E-Mail an die Compliance-Organisation des Auftraggebers (Mail an: legal&compliance[at]metafinanz.de) mit einer detaillierten Beschreibung des Vorfalls informiert.

6.5 Festhaltenserklärung

Die Parteien werden sich unverzüglich schriftlich (E-Mail genügt) über den Eingang einer etwaigen Erklärung nach § 9 AÜG, der so genannten Festhaltenserklärung mit genauer Beschreibung des Mitarbeiters des Auftragnehmers und dem Datum der Bekanntgabe durch den Mitarbeiter des Auftragnehmers, informieren. Wurde eine solche Festhaltenserklärung abgegeben, werden sich die Parteien auf eine sofortige Überprüfung der Vertragserfüllung in dieser Hinsicht einigen. Falls erforderlich, werden sie die Vereinbarung anpassen.

7. Allgemeine Regeln der Zusammenarbeit, Sicherheit, Informationssicherheit

7.1 Auditrecht

Der Auftraggeber ist berechtigt, selbst oder durch Dritte Audits durchzuführen, um zu prüfen, ob der Auftragnehmer die Leistungen in Übereinstimmung mit den in dem jeweiligen Einzelauftrag festgelegten Informationssicherheitsanforderungen erbringt. Ergibt die Prüfung, dass die Leistungen den genannten Anforderungen nicht entsprechen, hat der Auftragnehmer die Feststellungen unverzüglich auf eigene Kosten zu korrigieren und die Korrektheit der Anforderungen dem Auftraggeber im Anschluss nachzuweisen. In diesen Fällen hat der Auftragnehmer die mit der Auditierung verbundenen Kosten zu tragen.

7.2 Meldepflicht von Informationssicherheitsvorfällen

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich (E-Mail ausreichend) alle (auch potentiellen) Informationssicherheitsvorfälle ("Vorfallsmeldung").  Die Meldung und jegliche weitere Kommunikation dazu hat an die E-Mailanschrift ISO [at ] metafinanz.de zu erfolgen.

Ein "Informationssicherheitsvorfall" ist ein Ereignis, eine Kette von Ereignissen oder eine Pflichtverletzung, die die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Daten entweder bereits beeinträchtigt hat oder ein erhebliches Potenzial für eine solche Beeinträchtigung aufweist.

Nach einer Vorfallsmeldung informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber in angemessenen Zeitabständen, über die ergriffenen Abhilfemaßnahmen, sowie über deren Fortschritt. 

Der Auftraggeber ist berechtigt, jederzeit Auskunft über die Abhilfemaßnahmen und deren Fortschritt zu verlangen. Der Auftragnehmer wird eine solche Anfrage unverzüglich beantworten.

7.3 Kein unberechtigter Zugriff / Verbot der Fremddatenübermittlung

Der Auftragnehmer garantiert, dass jede von ihm zur Verfügung gestellte Software, soweit und sofern nicht vorab anderweitig schriftlich genehmigt oder in dem jeweiligen Einzelauftrag anders vereinbart,

a) keinen Code und / oder Dienst enthält, der auf Funktionen ausgerichtet ist, die nicht vom Auftraggeber und / oder dem jeweiligen Kunden autorisiert wurden, z.B. Malware, Backdoor, unb efugter Fernzugriff auf oder in das Netzwerk des Auftraggebers bzw. Kunden;

b) sich selbst nicht repliziert, überträgt oder aktiviert, ohne ausdrückliche vorherige Zustimmung des Auftraggebers;

c) keine Daten oder Computerprogramme verändert, beschädigt und / oder löscht, ohne ausdrückliche vorherige Zustimmung des Auftraggebers;

d) keine Schlüssel-, Knotensperre-, Timeout- oder andere Funktionen enthalten, die die Nutzung oder den Zugriff auf die Software einschränken oder einschränken könnten.

7.4 Open-Source-Software

Wird in den Arbeitsergebnissen Open-Source-Software verwendet, insbesondere wenn Open-Source-Komponenten, z.B. Bibliotheken, in die Arbeitsergebnisse einbezogen werden, sind diese Open-Source-Komponenten sowie die für sie geltenden Lizenzbedingungen in dem Einzelauftrag festzulegen.

Die Nutzung von Open-Source-Software bedarf immer der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers oder eines Kunden. Sofern die Zustimmung vom jeweiligen Kunden gegeben wurde, ist dies dem Auftraggeber auf Nachfrage nachzuweisen. Der Auftragnehmer sichert zu, dass Open Source Lizenzbestimmungen – auch im Fall der vertraglichen Festlegung – die Nutzungsrechte des jeweiligen Nutzers (Kunde und / oder Auftraggeber) gemäß diesem Vertrag und den darunter abgeschlossenen Bestellungen nicht einschränken.

7.5 Anforderungen an die Erstellung von Software

Beziehen sich die Leistungen auf die Erstellung von Software, so hat der Auftragnehmer vor der Bereitstellung der Arbeitsergebnisse und vor allen Hauptversionen (z.B. Versionswechsel von 1.x auf 2.x) zur Identifizierung von Sicherheitsproblemen eine statische Codeanalyse (Quellcodeanalyse) durchzuführen und dem Auftraggeber oder dem Kunden die bewerteten Ergebnisse dieser Analyse zur Verfügung zu stellen.

Bei der Durchführung der statischen Codeanalyse hat der Auftragnehmer geeignete Verfahren und Softwaretools gemäß der üblichen Marktpraxis einzusetzen, um Sicherheitsschwachstellen zu identifizieren.

Der Auftraggeber oder der Kunde sind jeweils berechtigt, auf eigene Kosten eine Sicherheitskontrolle der Arbeitsergebnisse durchzuführen (Black Box Test/ Pentest) oder einen Dritten mit der Durchführung dieser Prüfung zu beauftragen. Werden Schwachstellen festgestellt, hat der

Auftragnehmer diese unverzüglich und auf eigene Kosten zu beheben. Nach Behebung der Schwachstellen hat der Auftraggeber oder der Kunde auf Kosten des Auftragnehmers einen erneuten Test durchzuführen.

7.6 Externen Erklärung

Jeder Mitarbeiter des Auftragnehmers oder seiner Unterauftragnehmer, der vom Auftraggeber beauftragt wird, um auf dem Gelände eines Kunden der Allianz Versicherungsgruppe oder mit Zugang zu deren IT-Systemen zu arbeiten, muss eine Kopie der aktuell gültigen Fassung der so genannten „Externen-Erklärung“ der Allianz Gruppe unterschreiben und dem Auftraggeber übergeben.

Für den Fall, dass eine ähnliche Anforderung bei einem anderen Kunden besteht, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer entsprechende Dokumente zur Verfügung stellen und der Auftragnehmer wird diese unterschreiben und dem Auftraggeber übergeben.

7.7 Einhaltung von Richtlinien des Auftraggebers und / oder der Kunden

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in den jeweiligen Geschäftsräumen des Auftraggebers geltenden Vorgaben (z.B. Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzbestimmungen, Hausordnung etc.) einzuhalten, die dem Auftragnehmer in Textform mitgeteilt wurden. Er hat durch entsprechende Anweisungen oder vertragliche Vereinbarungen sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter und Unterauftragnehmer diese Bestimmungen einhalten.

Im Falle der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistung in den Räumlichkeiten eines Kunden, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer auf bestehende Regelungen hinweisen und auf den Kunden einwirken, dass dieser entsprechende Dokumente in Textform dem Auftragnehmer zur Verfügung stellt. Diese wird der Auftragnehmer einhalten und durch entsprechende Anweisungen oder vertragliche Vereinbarungen sicherstellen, dass seine Mitarbeiter und Unterauftragnehmer diese Bestimmungen einhalten.

7.8 Zutritt und Zugriff

Erhalten Mitarbeiter des Auftragnehmers oder seiner Unterauftragnehmer für die Dauer ihrer Tätigkeit Zutrittskarten, Schlüssel und / oder andere Mittel, die ihnen den Zutritt zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder der Kunden ermöglichen, so hat der Auftragnehmer dafür zu sorgen, dass diese Zutrittskarten und / oder Schlüssel nur für den vorgesehenen Zweck verwendet und vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden. Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass sie nach Fertigstellung der Leistungen unverzüglich an die ausgebende Stelle zurückgesandt werden; ein Verlust ist der ausgebenden Stelle unverzüglich anzuzeigen.

7.9 Zugang zu IT-Systemen und Anwendungen

Ist es für die Erbringung der Leistungen unerlässlich, dass der Auftragnehmer und / oder seine Mitarbeiter auf die IT-Systeme oder – Anwendungen des Auftraggebers oder der Kunden zugreifen können, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber rechtzeitig schriftlich oder per E-Mail unter Angabe der einzusetzenden Personen zu informieren. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn gemäß Satz 1 dieses Abschnitts genannte Personen nicht mehr für die Erbringung der Leistungen herangezogen werden sollen oder wenn sie für die Erbringung der Leistungen keinen Zugriff mehr auf die IT-Systeme oder -Anwendungen benötigen. Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass die den eingesetzten Personen gewährten Zugriffsrechte (Benutzerkennung und Passwörter) geheim gehalten, nur für den vorgesehenen Zweck verwendet, nicht an unbefugte Dritte weitergegeben oder anderweitig zugänglich gemacht und vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn der Verdacht besteht, dass die Zugangsrechte entweder von den eingesetzten Personen oder von unbefugten Dritten missbraucht oder unbefugt genutzt wurden.

7.10 Teilnahme an einer webbasierten Schulung zum Thema Informationssicherheit

Soweit und sofern entsprechende Anforderungen seitens spezifischer Kunden des Auftraggebers bestehen, stellt der Auftragnehmer sicher, dass seine Erfüllungsgehilfen (z.B. Mitarbeiter oder auch Unterauftragnehmer), denen Zugang zu den IT-Systemen und -Anwendungen der Kunden gewährt wird, innerhalb einer angemessenen Frist, jedoch nicht später als 14 (vierzehn) Kalendertagen nach der ersten Anmeldung, die vom jeweiligen Kunden zur Verfügung gestellte webbasierte Schulung zur Informationssicherheit erfolgreich absolvieren. Der Auftragnehmer hat dies dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

7.11 Rückgabe und Löschung von Daten sowie Auskunftspflicht 

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nach Kündigung oder Ablauf des Vertrages die ihm vom Auftraggeber oder den Kunden im Rahmen der Leistungserbringung übergebenen oder für diese erstellten Daten unverzüglich zurückzugeben, zu löschen oder zu vernichten. 

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich (E-Mail ausreichend) bestätigen, dass er alle Daten gemäß dieser Ziffer zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht hat. 

Die Verpflichtungen gelten nicht, wenn und soweit diesen Verpflichtungen zwingende Rechtsvorschriften, insbesondere gesetzliche Vorschriften, berufsständische Regelungen und gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. 

Sofern der Auftragnehmer Daten an einen Unterauftragnehmer weitergegeben hat, stellt er sicher, dass dieser nach dieser Ziffer entsprechend verpflichtet wird und der Auftraggeber ein eigenes Durchgriffsrecht zur Sicherstellung dieser Rechte eingeräumt wird.

8. Zuverlässigkeitsprüfung, Austausch von Erfüllungsgehilfen

Der Auftragnehmer darf für die Erbringung der Leistungen nur solche Erfüllungsgehilfen (z.B. Mitarbeiter oder auch Unterauftragnehmer) einsetzen, bei denen keine Anhaltspunkte bestehen, die berechtigte Zweifel an deren Zuverlässigkeit begründen können und ist daher, unbeschadet sonstiger gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, zu einer entsprechenden Prüfung der Zuverlässigkeit seiner Erfüllungsgehilfen verpflichtet. Auf Anforderung des Auftraggebers wird der Auftragnehmer unverzüglich seinen Zuverlässigkeitsprüfungsprozess beschreiben und die entsprechende Dokumentation hierzu sowie eine schriftliche Bestätigung der Zuverlässigkeit der eingesetzten Erfüllungsgehilfen vorlegen. Der Auftragnehmer ist auf Anforderung des Auftraggebers oder einer zuständigen Aufsichtsbehörde verpflichtet, die Zuverlässigkeit der Erfüllungsgehilfen nachzuweisen, denen die Verantwortung für die Leistungserbringung insgesamt übertragen wurde. Der Auftraggeber ist berechtigt, jederzeit einen Austausch von Erfüllungsgehilfen aus sachlichem Grund zu verlangen. ln diesem Fall wird der Auftragnehmer den jeweiligen Erfüllungsgehilfen so schnell wie in angemessener Weise durchführbar durch einen Erfüllungsgehilfen ersetzen, der für die ihm zugewiesenen Aufgaben qualifiziert ist, um eine reibungslose Überleitung sicherzustellen.

9. Leistungsänderung, Leistungsänderungsverfahren

9.1 Definition von Leistungsänderung

Unter einer Leistungsänderung verstehen die Parteien entweder Anforderungen außerhalb der vertragsgegenständlichen Leistungen oder Änderungen der vertragsgegenständlichen Leistungen.

9.2 Prüfung auf Umsetzbarkeit

Ein Änderungsverlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer binnen fünf (5) Arbeitstagen ab Zugang unverbindlich auf seine Umsetzbarkeit und eventuelle Auswirkungen auf die Leistungen zu überprüfen; reichen die fünf (5) Arbeitstage zur Prüfung nicht aus, kann der Auftragnehmer schriftlich oder per E-Mail die Einräumung einer angemessenen längeren Frist verlangen.

9.3 Vorlage einer Änderungsvereinbarung

Sofern die Umsetzung des Änderungsverlangens terminlich oder preislich relevante Auswirkungen auf die vertragsgegenständlichen Leistungen hat, legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber innerhalb von fünf (5) Arbeitstagen schriftlich oder per E-Mail ein Angebot auf Abschluss eines schriftlichen Nachtrags zu dem jeweiligen Einzelauftrag vor, dem die in der jeweiligen Bestellung vereinbarte Vergütungsstruktur zugrunde liegt (nachfolgend: „Änderungsangebot“).

9.4 Zustandekommen der Änderungsvereinbarung

Die Änderungsvereinbarung kommt durch die Annahme des Änderungsangebots durch den Auftraggeber zustande. Die Änderungsvereinbarung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

9.5 Fortführung der Leistungen

Der Auftragnehmer wird während des Leistungsänderungsverfahrens die vertragsgegenständlichen Leistungen planmäßig weiterführen, es sei denn, der Auftraggeber teilt dem Aufragnehmer schriftlich mit, dass die Arbeiten bis zur endgültigen Entscheidung über die Leistungsänderung eingestellt oder eingeschränkt werden sollen. Sind vor Durchführung des Leistungsänderungsverfahrens Leistungen zu erbringen oder Handlungen vorzunehmen, die nach dessen Durchführung für den Auftraggeber nicht mehr verwertbar wären, weist der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf unverzüglich in Schriftform hin.

10. Abnahme

Soweit die Leistungen in der Herstellung eines Werkes oder der Lieferung herzustellender oder zu erzeugender beweglicher Sachen bestehen, gilt Folgendes:

10.1 Anzeige der Fertigstellung und Übergabe der abnahmefähigen Leistungen

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bis zum vereinbarten Fertigstellungstermin oder soweit kein Termin vereinbart ist – nach einer angemessenen Erstellungszeit – die Fertigstellung der Leistungen unverzüglich anzeigen und dem Auftraggeber sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung entstehenden Arbeitsergebnisse übergeben.

10.2 Abnahmefrist

Auftraggeber hat die Leistungen in einer der Komplexität der Leistungsergebnisse und den Anforderungen des beabsichtigten Praxisbetriebes entsprechenden angemessenen Zeit zu überprüfen. Die Vertragspartner können in dem Einzelauftrag eine bestimmte Abnahmefrist vereinbaren.

Fehlt eine solche Vereinbarung, beträgt die Abnahmefrist zwei (2) Kalenderwochen.

10.3 Abnahmeerklärung

Nach erfolgreicher Abnahmeprüfung wird der Auftraggeber auf Aufforderung des Auftragnehmers hin schriftlich die Abnahme erklären oder diese schriftlich zurückweisen. Der Auftraggeber darf die Abnahme nicht aufgrund unwesentlicher Mängel verweigern. Der Auftraggeber kann die Leistungen abnehmen, erklärt aber im Abnahmeprotokoll einen Vorbehalt wegen der noch vorhandenen geringfügigen Mängel. Sie sind im Abnahmeprotokoll einzeln aufzuführen. Die Mängelkategorien und weitere Einzelheiten können in dem Einzelauftrag detaillierter geregelt werden.

11. Unterauftragnehmer

11.1 Zustimmungserfordernis

Soweit dem Auftragnehmer in Ausnahmefällen die Hinzuziehung von nicht von ihm angestellten Dritten (Unterauftragnehmer) geboten erscheint, ist dies nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Die Zustimmung gilt für in dem Einzelauftrag genannte Unterauftragnehmer im Falle des Abschlusses dieses Einzelauftrag durch den Auftraggeber als erteilt.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass keine Freelancer bei der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen zum Einsatz kommen. Sofern der Auftragnehmer ausnahmsweise Freelancer zum Einsatz bringen möchte, hat er vorab die schriftliche Zustimmung (E-Mail ausreichend) der Compliance Fachexperten des Auftraggebers einzuholen.

Der Auftraggeber kann seine Zustimmung zu einem Unterauftragnehmer jederzeit widerrufen, insbesondere sofern der Auftraggeber berechtigterweise annimmt, dass der Unterauftragnehmer seine Leistungen unzureichend erbringt. In diesen Fällen wird der Auftragnehmer die Nutzung des jeweiligen Produktes und / oder der jeweiligen Leistungen des Unterauftragnehmers einstellen und entsprechenden Ersatz zur Verfügung stellen. Der Auftraggeber gewährt dem Auftragnehmer in diesen Fällen eine angemessene Zeit (jedoch nicht länger als entweder dreißig (30) Kalendertage oder die jeweils anwendbare Kündigungsfrist des betroffenen Unterbeauftragungsvertrages, je nachdem welche der beiden Fristen die längere ist), um die Beendigung der Unterbeauftragung, sowie den notwendigen Ersatz im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen zu organisieren.

11.2 Geheimhaltungsverpflichtungen der Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer wird Unterauftragnehmern Verpflichtungen zur Einhaltung der Geheimhaltung auferlegen, die mindestens den in diesem Vertrag definierten Anforderungen des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber entsprechen.

11.3 Übersicht aller Unterauftragnehmer

Auf Anfrage des Auftraggebers wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Liste mit allen Unterauftragnehmern übermitteln, die er zur Erfüllung der vertragsgegenständlichen Leistungen im Anwendungsbereich dieses Vertrages einsetzt.

11.4 Verantwortlichkeit für Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer ist für die Steuerung seiner Unterauftragnehmer verantwortlich und hat ein Verschulden seiner Unterauftragnehmer, denen er sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeit bedient, in gleichem Umfang zu vertreten wie eigenes Verschulden. Die Anforderungen in Ziffer 6 gelten insoweit auch für den Einsatz von Unterauftragnehmern.

12. Mitwirkungsverpflichtungen des Auftraggebers

12.1 Anforderung von Mitwirkungsleistungen

Der Auftragnehmer spezifiziert die Details, den Umfang, sowie den Zeitpunkt der Mitwirkung leistungen des Auftraggebers, welche notwendige Voraussetzung für die Erreichung der vereinbarten Ziele und Termine sind, klar und verständlich, soweit möglich, in dem jeweiligen Einzelauftrag. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich auf das Erfordernis der Erbringung einer Mitwirkungsleistung hinweisen, sobald der Auftragnehmer erkannt hat, dass der Auftraggeber eine Mitwirkungsleistung nicht rechtzeitig erbringt oder erbringen wird.

Sofern und soweit sich Zeitpunkt und Details der Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers zur Erreichung der zu erreichenden Ziele und Termine nicht oder nicht ausreichend spezifiziert aus dem Einzelauftrag ergeben, ist der Auftraggeber verpflichtet die relevanten Mitwirkungsleistungen nach vorherigem schriftlichem Hinweis durch den Auftragnehmer bereitzustellen. Die Mitteilung muss die vorzunehmenden Mitwirkungsleistungen in ausreichender Art und Weise beschreiben.

12.2 Nichterbringung von Mitwirkungsleistungen

In den Fällen, in denen der Auftraggeber es versäumt, seinen Mitwirkungspflichten nachzukommen, muss der Auftragnehmer die vertragsgegenständlichen Leistungen nicht mehr erbringen, sofern und soweit er seinen Verpflichtungen aus Ziffer 12.1 nachgekommen ist. Der Auftragnehmer ist nichtsdestotrotz verpflichtet, unverzüglich angemessene Umsetzungsalternativen zu implementieren und – unter Berücksichtigung von Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit – die vertragsgegenständlichen Leistungen weiter zu erbringen. Darüber hinaus ist er verpflichtet den Auftraggeber zum frühestmöglichen Zeitpunkt über eventuell entstehende zusätzliche Kosten, welche aus dem Versäumnis die Mitwirkungspflicht zu erbringen und der Umsetzung unvorhergesehener Behelfslösungen resultieren, zu informieren.

13. Übertragung von Rechten an Arbeitsergebnissen

13.1 Übertragung des Eigentums

Das Eigentum an allen im Rahmen der Leistungserbringung entstehenden Arbeitsergebnissen geht mit deren Entstehung auf den Auftraggeber über. Der Auftragnehmer hat an diesen Arbeitsergebnissen kein Zurückbehaltungsrecht.

13.2 Einräumung eines Nutzungsrechts

Sofern nicht in dem Einzelauftrag abweichend geregelt, räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein ausschließliches, unwiderrufliches und uneingeschränktes Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen ein. Das Nutzungsrecht beinhaltet sämtliche Nutzungsarten, insbesondere das Recht die Arbeitsergebnisse zu laden, zu installieren, zu konfigurieren, auf die Arbeitsergebnisse zuzugreifen, diese auszuführen, darzustellen, zu kopieren (einschließlich des Rechts, Kopien zum Zwecke der Datensicherung und Datenarchivierung zu erstellen), sowie die Arbeitsergebnisse zu speichern und diese öffentlich zugänglich zu machen, insbesondere mittels Netzwerken, z.B. im Falle von Application Services.

13.3 Bearbeitungsrecht des Auftraggebers

Der Auftraggeber darf die Arbeitsergebnisse nach eigenem Ermessen selbst oder durch Dritte bearbeiten und die Bearbeitung wie die ursprünglichen Arbeitsergebnisse verwerten.

13.4 Übertragung an Dritte

Der Auftraggeber ist berechtigt, Dritten ohne weitere Zustimmung des Auftragnehmers einzelne oder sämtliche Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen zu übertragen oder weitere einfache oder ausschließliche Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen einzuräumen.

13.5 Vorbestehende Materialien

Die Ziffern 13.1 und 13.2 gelten nicht für in dem jeweiligen Einzelauftrag konkret bezeichnete vorbestehende Werke des Auftragnehmers, die der Auftragnehmer vor Abschluss einer Bestellung oder unabhängig von einem Einzelauftrag entwickelt hat. Hinsichtlich vorbestehender Werke, die Teil eines Arbeitsergebnisses sind, erhält der Aufraggeber die Nutzungsrechte gemäß Ziffer 13.2 auf nicht-exklusiver Basis.

13.6 Keine gesonderte Vergütung

Sämtliche Rechtsübertragungen an den Arbeitsergebnissen sind mit der in der Bestellung vereinbarten Vergütung vollständig abgegolten.

14. Rechte Dritter, Freistellung

14.1 Freiheit der Arbeitsergebnisse von Rechten Dritter

Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass die Leistungen frei von Rechten Dritter – insbesondere von Schutzrechten – sind, welche geeignet sind, die vertragsgemäße Nutzung der Leistungen einzuschränken oder auszuschließen. Soweit der Auftragnehmer Erfüllungsgehilfen (z.B. Mitarbeiter und / oder Unterauftragnehmer) zur Erbringung der Leistungen einschaltet, stellt er sicher, dass die Rechte des Auftraggebers an den Arbeitsergebnissen nicht durch eventuelle Urheber- oder sonstige Rechte beeinträchtigt wird.

14.2 Freistellung des Auftraggebers

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, als weitere unabhängige vertragliche Hauptleistungspflicht, den Auftraggeber von sämtlichen (auch behaupteten) Ansprüchen Dritter im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Leistungen freizustellen. Dieser Freistellungsanspruch umfasst insbesondere außergerichtliche Anwaltskosten, Gerichtskosten und sonstige Verfahrenskosten (z.B. bei Schiedsgerichtsverfahren), Vergleichszahlungen sowie Schadensersatzverpflichtungen. Auftraggeber verpflichtet sich, keinem außergerichtlichen Vergleich zuzustimmen, den der Auftragnehmer nicht vorab schriftlich genehmigt hat. Der Auftragnehmer wird die Zustimmung erteilen, sofern nicht wichtige Gründe entgegenstehen. Ziffer 15 findet keine Anwendung.

14.3 Weitergehende Abhilfemaßnahmen des Auftraggebers

Sofern die Leistungen Gegenstand eines Anspruchs Dritter werden oder wahrscheinlich zum Gegenstand eines solchen Anspruchs Dritter werden könnte, wird der Auftragnehmer, zusätzlich zum Freistellungsanspruch bzw. sonstigen gesetzlichen Ansprüchen des Auftraggebers, unverzüglich auf seine Kosten eine der folgenden Abhilfemaßnahmen durchführen:

(a) Die notwendigen Rechte für den Auftraggeber erwerben, sodass eine Nutzung der Leistungen ohne die Verletzung von Rechten Dritter möglich ist;

(b) die Leistungen derart anpassen bzw. verändern, dass eine Verletzung Dritter ausgeschlossen ist, wobei die Anpassung / Veränderung die vereinbarten Eigenschaften der Leistungen nicht beeinträchtigt; oder

(c) die Leistungen durch eine die Rechte Dritter nicht verletzende Alternative ersetzen, die die vereinbarten Eigenschaften aufweist.

14.4 Vorrang vor etwaigen Mangelansprüche wegen Rechtsmängeln

Soweit dieser Freistellungsanspruch reicht, ist er gegenüber etwaigen Mangelansprüchen vorrangig, die auf die gleiche Rechtsfolge gerichtet sind.

14.5 Beitritt zu einem Rechtsstreit

Der Auftraggeber ist berechtigt, einem eventuellen Rechtsstreit des Auftragnehmers mit einem Dritten über dessen geltend gemachte Rechte beizutreten. Die ihm entstehenden Kosten für die Durchführung des Rechtsstreits trägt hierbei jede Partei jeweils für sich.

15. Kündigung

15.1 Ordentliche Kündigung

Einzelaufträge sind vom Auftraggeber mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Monatsende kündbar, sofern in dem Einzelauftrag nichts Abweichendes hierzu vereinbart wurde.

15.2 Außerordentliche Kündigung

Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt davon unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn: 

(a) eine wesentliche Verschlechterung der Vermögens- oder sonstigen finanziellen Verhältnisse des anderen Vertragspartners eintritt oder einzutreten droht und dadurch die Erfüllung von aus der Geschäftsverbindung resultierenden Verbindlichkeiten gegenüber dem kündigenden Vertragspartner gefährdet ist,

(b) oder über sein Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein anderes der Schuldenregulierung dienendes gerichtliches oder außergerichtliches Verfahren eingeleitet ist,

(c) oder der Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen (z.B. Mitarbeiter oder Unterauftragnehmer) sich nicht an die Bestimmungen über die Zuverlässigkeitsprüfung (Ziffer 8) halten,

(d) oder der Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen (z.B. Mitarbeiter und Unterauftragnehmer) sich nicht an die Bestimmungen der Integritätsklausel (Ziffer 19) halten,

(e) der Auftraggeber Kenntnis davon erlangt oder den begründeten Verdacht hat, dass der Auftragnehmer bei Anbahnung, Abschluss oder Durchführung dieses Vertrags oder einer auf dessen Grundlage geschlossener Einzelauftrag gegen die Bestimmungen der Ziffer 20 verstoßen hat, 

(f) oder der Auftragnehmer der Aufforderung zur Anpassung des Deckungsumfangs seiner Betriebshaftpflichtversicherung nach schriftlicher Aufforderung durch den Auftraggeber nicht nachkommen ist (Ziffer 23).

16. Werbung, Nennung als Referenzkunde

Die Parteien sind nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der jeweils anderen Partei berechtigt, das Bestehen der Geschäftsbeziehung oder deren konkreten Inhalt oder sonstige Informationen, die sie im Zuge der Vertragsdurchführung erhalten, zu Werbezwecken oder zu anderen Zwecken der externen Kommunikation zu nutzen; entsprechendes gilt für die Werbung mit dem Namen oder dem Logo der anderen Partei als Referenzkunden.

17. Datenschutz

17.1 Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften

Der Auftragnehmer wird die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen zum Daten- und Geheimnisschutz einhalten. Dies umfasst – soweit diese jeweils anwendbar sind – unter anderem die Bestimmungen nach § 53 Bundesdatenschutzgesetz über die Verpflichtung auf das Datengeheimnis.

17.2 Auftragsdatenverarbeitung

Sofern der Auftragnehmer im Rahmen der vertragsgegenständlichen Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers erhebt, verarbeitet oder nutzt, wird er den gesonderten Datenschutzvertrag der Allianz Gruppe Inland in der jeweils gültigen Fassung schließen. Für den Fall, dass der Kunde kein Verbundenes Unternehmen des Auftraggebers ist, kann im Einzelfall vom Auftraggeber auch eine andere Fassung des Datenschutzvertrages bestimmt werden.

17.3 Haftung im Datenschutz

17.3.1 Für den Ersatz von Schäden, die eine Person wegen einer unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, haften Auftraggeber und Auftragnehmer als Gesamtschuldner.

17.3.2 Der Auftragnehmer trägt die Beweislast dafür, dass ein Schaden nicht Folge eines vom Auftragnehmer zu vertretenden Umstandes ist, soweit die relevanten Daten vom Auftragnehmer unter dieser Vereinbarung verarbeitet wurden. Solange dieser Beweis nicht erbracht wurde, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber von allen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung gegen den Auftraggeber erhoben werden. Unter diesen Voraussetzungen ersetzt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ebenfalls sämtliche entstandenen Kosten der Rechtsverteidigung.

17.3.3 Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für Schäden, die der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter bzw. die von ihm mit der Vertragsdurchführung Beauftragten oder die von ihm eingesetzten Subdienstleister im Zusammenhang mit der Erbringung der beauftragten vertraglichen Leistung schuldhaft verursachen.

17.3.4 Ziffer Nummern 17.3.2 und 17.3.3 gelten nicht, soweit der Schaden durch die korrekte Umsetzung der beauftragten Dienstleistung oder einer vom Auftraggeber erteilten Weisung entstanden ist.

17.3.5 Im Übrigen gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen, insbesondere Art. 82 DSGVO.

17.4 Datentransfer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Ein Datentransfer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Darüber hinaus wird der Auftragnehmer in diesen Fällen mit dem Auftraggeber in angemessene Vertragsvereinbarungen für den Transfer von Daten außerhalb der Europäischen Wirtschaftsraums eintreten. Soweit und sofern anwendbar erfolgt dies in der Form, die von den zuständigen Aufsichtsbehörden vorgeschrieben bzw. genehmigt ist. Diese Vertragsvereinbarungen können auch nach alleiniger Entscheidung des Auftraggebers die EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer sein.

17.5 Fortdauer der Verpflichtungen nach Vertragsbeendigung

Die Verpflichtungen dieser Ziffer 17 bestehen auch nach Beendigung dieses Vertrags fort.

18. Geheimhaltung

18.1 Vertrauliche Informationen

„Vertrauliche Informationen” sind jegliche Informationen, die in Verbindung mit dem Einzelauftrag (und bereits in einem Angebotsverfahren) von einer Vertragspartei offengelegt werden, die

1. eine Vertraulichkeitseinstufung wie intern, vertraulich oder streng vertraulich enthalten, 
2. ein Geschäftsgeheimnis im Sinne des deutschen Geschäftsgeheimnisgesetzes darstellen v und 
3. alle Informationen, die ihrer Art nach vertraulicher Natur sind. 

Keine Vertraulichen Informationen sind solche Informationen, 

1. die zum Zeitpunkt der Bekanntgabe durch die offenlegende Partei nachweislich bereits öffentlich bekannt oder zugänglich sind oder die später öffentlich bekannt oder zugänglich werden, ohne dass der Vertragspartner dies zu vertreten hat;
2. die die Information empfangende Partei nachweislich unabhängig entwickelt hat, ohne gegen diese Vereinbarung zu verstoßen; oder, von denen die empfangende Partei nachweislich auf andere Weise als durch die offenlegende Partei Kenntnis erlangt hat, ohne vertragliche oder gesetzliche Geheimhaltungsverpflichtungen, insbesondere aus diesem Einzelauftrag, zu verletzen. 

18.2 Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen

Jeder Partei verpflichtet sich, alle Vertraulichen Informationen der anderen Partei unbefristet vertraulich zu behandeln und sie nur im Rahmen der Vertragsbeziehung zu nutzen.

Die Parteien werden die Vertraulichen Informationen vor dem Zugriff Dritter schützen und sie – soweit nicht zur Erreichung des Vertragszwecks geboten – weder aufzeichnen noch an Dritte weitergeben, noch verwerten. Die Parteien werden beim Schutz von Vertraulichen Informationen mindestens den gleichen Sorgfaltsmaßstab zu Grunde legen, welche sie zum Schutz Ihrer eigenen vergleichbaren Daten anwenden.

18.3 Zulässige Weitergabe an Dritte

Außer mit der vorherigen schriftlichen Zustimmung der jeweiligen anderen Partei wird die empfangende Partei keine Vertraulichen Informationen an Dritte weitergeben. Etwas anderes gilt, sofern dies nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften oder nach bestands- oder rechtskräftiger gerichtlicher oder behördlicher Entscheidung erforderlich ist. Die empfangende Partei hat die andere Partei, soweit zulässig und möglich, rechtzeitig vor Weitergabe über die Weitergabe, den Inhalt, den Empfänger der Vertraulichen Information, sowie den Grund zu informieren.

Eine Weitergabe hat auch in diesen Fällen nur im erforderlichen Umfang zu erfolgen. Soweit möglich, ist der Empfänger auf die Vertraulichkeit zu verpflichten. Keine Dritte in diesem Sinne sind Berater der empfangenden Partei, die die Vertraulichen Informationen zwingend zur Erfüllung ihrer Tätigkeit benötigen und entweder von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet oder vor Weitergabe nach den Grundsätzen dieser Ziffer 18 schriftlich verpflichtet worden sind.

18.4 Unterlagen des Auftraggebers

Der Auftragnehmer hat die ihm überlassenen und / oder erstellten Unterlagen und Datenträger eindeutig und mit der offenlegenden Partei identifizierend zu kennzeichnen, getrennt von seinen Unterlagen aufzubewahren und durch geeignete Maßnahmen in besonderer Weise gegen den Zugriff Unberechtigter zu schützen und gegen die nicht vertragsgemäße Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe zu sichern. Diese Verpflichtung schließt ein, dass die Unterlagen bei Abwesenheit des Bearbeiters verschlossen zu halten sind. Auf Verlangen weist der Auftragnehmer die üblicherweise eingerichteten Verlustsicherungsmaßnahmen nach.

18.5 Herausgabe der Unterlagen

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Rahmen der Anbahnung der Zusammenarbeit sowie der Vertragsdurchführung erhaltenen oder erstellten Unterlagen und Datenträger unverzüglich spätestens nach Beendigung des jeweiligen Einzelauftrages bzw. der konkreten Zusammenarbeit und unabhängig von den Gründen für die Beendigung an die offenlegende Partei zurückzugeben oder auf deren Wunsch diese zu vernichten bzw. gespeicherte Daten unwiederbringlich zu löschen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Die Bestimmungen dieses Absatzes gelten nicht, soweit und sofern der Herausgabe, Vernichtung oder Löschung zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

19. Einhaltung des Verhaltenskodex für Lieferanten

19.1 Verhaltenskodex für Lieferanten

Der Auftragnehmer bestätigt den Verhaltenskodex für Lieferanten der Allianz Gruppe (im Folgenden „Code of Conduct“ genannt) vom Auftraggeber erhalten zu haben und verpflichtet sich, die in den Kapiteln 2.7 – 2.14 des Code of Conduct festgelegten Menschenrechts- und Umweltanforderungen einzuhalten.

19.2 Menschenrechte und Umweltanforderungen

Der Auftragnehmer ergreift geeignete Maßnahmen, um die Risiken der Verletzung der in den Kapiteln 2.7 bis 2.14 des Verhaltenskodex für Verkäufer Lieferanten der Allianz Gruppe festgelegten Menschenrechts- und Umweltanforderungen in Bezug auf seine Geschäftstätigkeit und Unterauftragnehmer, die er bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung einsetzt, zu identifizieren, zu verhindern, zu mindern und zu beheben.

19.3 Verpflichtung von Unterauftragnehmern

In regelmäßigen Abständen und auf Verlangen der metafinanz führt der Auftragnehmer Schulungen für seine Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass die in den Kapiteln 2.7 – 2.14 des Verhaltenskodex für Lieferanten der Allianz Gruppe festgelegten Menschenrechts- und Umweltanforderungen erfüllt werden: Der Auftragnehmer muss die in den Kapiteln 2.7 bis 2.14 des Verhaltenskodex für Lieferanten der Allianz Gruppe festgelegten Menschenrechts- und Umweltanforderungen entlang seiner Lieferkette angemessen erfüllen und alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um jedem Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, die er zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung verwendet, Verpflichtungen aufzuerlegen, die den in den Abschnitten 1 und 2 dieser Klausel festgelegten Verpflichtungen gleichwertig sind.

Der Auftragnehmer wird die für ihn geltenden lokalen Gesetze und Vorschriften in Bezug zu den in den Kapiteln 2.7 bis 2.14 des Code of Conduct genannten Themen einhalten, insbesondere das Gesetz über unternehmerische Sorgfaltspflichten in Lieferketten in seiner jeweils geltenden Fassung.

19.4 Formaler Beschwerdeprozess

Der Auftragnehmer hat einen formalen Beschwerdeprozess etabliert, der es sowohl seinen Mitarbeitern als auch nicht zu seiner Organisation gehörenden Personen erlaubt, Bedenken, Anliegen und Verstöße im Zusammenhang mit den Verpflichtungen, Grundsätzen und Richtlinien des Code of Conduct oder dieser Klausel vorzubringen.

19.5 Hinweise bei Verstößen

Der Auftragnehmer wird die metafinanz unverzüglich informieren, sofern er Kenntnis von einem Verstoß gegen geltende Gesetze im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages hat. Gleiches gilt im Falle eines konkreten Verdachts eines Verstoßes.

19.6 Informationsrecht

Auf Verlangen der metafinanz stellt der Auftragnehmer der metafinanz schriftliche Informationen über die festgestellten Menschenrechts- und Umweltrisiken und -verletzungen sowie über die in Bezug auf seine Geschäftstätigkeit und Unterauftragnehmer ergriffenen Präventions- /Abhilfemaßnahmen zur Verfügung, die er bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag einsetzt.

19.7 Auditrecht

Die metafinanz ist berechtigt, die Einhaltung dieser Klausel durch den Auftragnehmer zu überwachen und während der normalen Geschäftszeiten auf Einrichtungen, Systeme, Aufzeichnungen und unterstützende Unterlagen zuzugreifen, wenn und soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um die Einhaltung dieser Klausel durch den Auftragnehmer zu überprüfen. Die metafinanz wird den Auftragnehmer mindestens zehn (10) Werktage im Voraus über eine solche Prüfung informieren. Die Parteien vereinbaren einvernehmlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die eine solche Inspektion begleiten, um die Vertraulichkeit von Informationen, den Schutz personenbezogener Daten und den Schutz der Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers zu gewährleisten. Die metafinanz ist berechtigt, die Dienste eines unabhängigen Unternehmens (das kein direkter Wettbewerber des Auftragnehmers sein darf) in Anspruch zu nehmen, das von der metafinanz ausgewählt wurde, um eine solche Inspektion durchzuführen.

19.8 Verhalten bei Verstößen

Im Falle eines Verstoßes gegen eine der in den Kapiteln 2.7 – 2.14 des Verhaltenskodex für Lieferanten der Allianz Gruppe genannten Menschenrechts- oder Umweltanforderungen durch den Auftragnehmer oder der Gefahr einer Verletzung, ergreift der Auftragnehmer unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen, um den Verstoß innerhalb einer angemessenen Frist zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Kann der Auftragnehmer den Verstoß nicht innerhalb einer angemessenen Frist beenden, soll er einen Plan entwickeln und umsetzen, den Verstoß zu beendigen oder zu minimieren.

19.9 Außerordentliches Kündigungsrecht

Sollte der Auftragnehmer gegen seine in dieser Klausel und im Code of Conduct vereinbarten Verpflichtungen verstoßen oder sollte die metafinanz den begründeten Verdacht haben, dass ein solcher Verstoß begangen wurde oder begangen wird, hat die metafinanz das Recht diesen Vertrag, sowie alle mit ihm im Zusammenhang stehenden Einzelaufträgen, außerordentlich mit sofortiger Wirkung zu kündigen.

20. Vermeidung von Korruption und Betrug

20.1 Keine Korruption und kein Betrug

Die Parteien verpflichten sich, bei Anbahnung, Abschluss oder Durchführung dieses Vertrags oder einer auf dessen Grundlage geschlossenen Einzelauftrages, keinerlei Handlungen vorzunehmen, zu veranlassen oder zuzulassen, die dazu führen können, dass die Parteien oder die mit ihnen Verbundenen Unternehmen die anwendbaren Gesetze oder Vorschriften verletzen, die der Bekämpfung der Korruption dienen. Diese Verpflichtung gilt insbesondere für das Angebot, das Versprechen oder die Gewährung von Vorteilen, einschließlich Beschleunigungszahlungen, an Amtsträger, für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete, deren Angehörige oder diesen nahestehende Personen.

20.2 Keine Vorteile finanzieller Art oder andere Art

Die Parteien verpflichten sich weiter, Angestellten oder Beauftragten der jeweils anderen Partei keinerlei Vorteile finanzieller oder anderer Art für diese, der anderen Partei oder einen Dritten als Gegenleistung dafür anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, dass die eine Partei der anderen Partei oder einen Dritten bei Anbahnung, Abschluss oder Durchführung dieses Vertrags oder einer auf dessen Grundlage geschlossenen Einzelauftrages in unlauterer Weise bevorzuge. Zugleich verpflichten sich die Parteien, dafür zu sorgen, dass Angestellte oder Beauftragte keinerlei Vorteile finanzieller oder anderer Art für sich, ihren Arbeit- oder Auftraggeber oder einen Dritten als Gegenleistung dafür fordern, sich versprechen lassen oder annehmen, dass sie einen anderen bei Anbahnung, Abschluss oder Durchführung dieses Vertrags oder einer auf dessen Grundlage geschlossenen Einzelauftrages in unlauterer Weise bevorzugen.

20.3 Pflicht zur Benachrichtigung

Die Parteien haben sich jeweils unverzüglich zu benachrichtigen, sobald sie Kenntnis davon erlangen oder den begründeten Verdacht haben, dass bei Anbahnung, Abschluss oder Durchführung dieses Vertrags oder einer auf dessen Grundlage geschlossenen Einzelauftrages gegen die vorstehenden Bestimmungen verstoßen wurde.

21. Verstoß gegen internationale Sanktionsvorgaben

Die metafinanz ist berechtigt, das Engagement des Auftragnehmers oder eines Unterauftragnehmers fristlos zu beenden und von jeder Zahlung abzusehen, falls die Bereitstellung einer solchen Zahlung die metafinanz Sanktionen, Verboten oder Beschränkungen gemäß den Resolutionen der Vereinten Nationen oder den Handels- oder Wirtschaftssanktionen, Gesetzen oder Vorschriften der Europäischen Union, des Vereinigten Königreichs oder der Vereinigten Staaten von Amerika aussetzen würde.

22. Umweltschutz und Nachhaltigkeit

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, soweit dies möglich ist, bei der Erbringung der Leistungen umweltschonende Techniken und Verfahrensweisen anzuwenden sowie das allgemeine Nachhaltigkeitsprinzip zu beachten.

23. Versicherung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einem für seine Tätigkeiten angemessenen Deckungsumfang vor Beginn der Tätigkeit für den Auftraggeber abzuschließen und während der gesamten Zeit seiner Tätigkeit für den Auftraggeber in entsprechendem Umfang aufrechtzuerhalten. Auf Anfrage des Auftraggebers wird der Auftragnehmer das Bestehen, sowie den Umfang der jeweiligen Vermögenschadenhaftpflichtversicherung nachweisen. Soweit und sofern der Auftraggeber den Umfang der Vermögensschadenshaftpflichtversicherung für die spezifische Tätigkeit, welche der Auftragnehmer für die Auftraggeber gemäß eines Einzelauftrages, zu erfüllen hat, für nicht ausreichend erachtet, kann der Auftraggeber die Anpassung auf einen angemessenen Deckungsumfang verlangen. Der Auftragnehmer hat die Anpassung unaufgefordert innerhalb von zwei Wochen nachzuweisen.

24. Change of Control

Keine Partei darf ihre Rechte und Pflichten aus den vertragsgegenständlichen Leistungen ganz oder teilweise an einen Dritten ohne die vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei abtreten oder übertragen. Von der Zustimmungspflicht ausgenommen sind Abtretungen bzw. Übertragungen von Rechten und Pflichten durch die metafinanz an verbundene Unternehmen im Sinne von §§ 15 ff. AktG. § 354a des Handelsgesetzbuches (HGB) bleibt unberührt. Sofern sich auf Seiten des Auftragnehmers Änderungen der Inhaberschaft der Geschäftsteile oder Änderungen bei den Aktienanteilen bzw. Stimmrechtsanteilen ergeben, durch die eine dritte Person mehr als 50 (fünfzig) Prozent der Geschäftsanteile bzw. Aktien oder Stimmrechte oder auf andere Weise bestimmenden Einfluss auf die Entscheidungen des Auftragnehmers erwirbt, hat die metafinanz das Recht, die vertragsgegenständliche Vereinbarung ohne Einhaltung einer Frist und ohne das Erfordernis einer Begründung zu kündigen. Gleiches gilt im Falle der Verschmelzung des Auftragnehmers auf eine andere Rechtsperson. Der Aufragnehmer verpflichtet sich, die metafinanz über derartige Veränderungen unverzüglich in Kenntnis setzen.

25. Bekenntnis zur Net-Zero-Strategie

Von dem Auftragnehmer wird erwartet, dass er das Bekenntnis der Allianz Gruppe zum Schutz der Umwelt unterstützt und über Folgendes verfügt:

(a) ein Umweltmanagementprogramm für den Einsatz von Ressourcen und die Minderung von entsprechenden Risiken, welches dem Auftragnehmer ermöglicht, seine Umweltverträglichkeit wie unten beschrieben kontinuierlich zu verbessern. Der Auftragnehmer verpflichtet sich bis spätestens 2025 öffentlich Net-Zero-Treibhausgasemissionen im Einklang mit einem 1,5-Grad-Pfad bis 2050 zu erreichen. Der Auftragnehmer führt insbesondere Tätigkeiten durch, die auf die Verbesserung seiner Umweltverträglichkeit abzielen, insbesondere:

o Verringerung der Treibhausgasemissionen, die in seinen eigenen Betrieben sowie in seinen Wertschöpfungskette auftreten;

o Unterstützung der Abfallreduzierung durch Wiederverwendung und Recycling und die Bereitstellung von nachhaltigen Materialen;

o Luftreinhaltung und Emissionsmanagement;

o Wasserqualitäts- und Wasserverbrauchsmanagement; und

o Gewährleistung der sicheren Handhabung, Lagerung und Entsorgung von Chemikalien (wie Quecksilber), die in Betriebsabläufen und Produkten verwendet werden.

(b) einen offenen Dialog mit der metafinanz über Umweltfragen und die Zusammenarbeit mit der metafinanz zur Verbesserung ihrer Umweltleistung, sowie die der gesamten Allianz Gruppe. Der Auftragnehmer sollte dabei transparent handeln und der metafinanz jährlich auf Anfrage und auf eigene Kosten alle Umweltdaten oder Informationen zur Verfügung stellen, welche die metafinanz vernünftigerweise verlangen kann;

(c) Verfahren zur Steuerung der Umweltleistung seiner eigenen Unterauftragnehmer; und

(d) gegebenenfalls Verfahren zur Kommunikation der Umweltleistung mit den einschlägigen Interessenträgern und betroffenen Parteien.

26. Schlussbestimmungen

26.1 Sämtliche zwischen den Vertragspartnern getroffenen vertraglichen Vereinbarungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

26.2 Der Einzelauftrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

26.3 Der Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit den Einzelaufträgen ist München. Hat der Auftragnehmer seinen Sitz im Ausland, kann er auch vor dem für seinen Sitz zuständigen Gericht verklagt werden.