Mit Workplace Services der nächsten Generation den Gipfel erklimmen
Eine Hochgebirgsexpedition der anderen Art: Agile Transformation von Anfang bis Ende, bei der Mensch und Technologie eine Seilschaft bilden.
Neue Strategie für Workplace Services
Handys, Notebooks, virtuelle Clients und ThinClients – für die Bereitstellung und Weiterentwicklung von mehr als 40.000 Endgeräten ist unser Kunde als zentraler Dienstleister (Shared Service Provider) in einem internationalen Konzern zuständig. Das Ziel war es, die neue IT-Strategie der Gruppe im Bereich Workplace Services ganzheitlich umzusetzen. Zusätzlich sollte das neue Flagship-Produkt „Standard Mobile Client“, das Mitarbeitenden den Zugriff auf Unternehmensanwendungen und -daten ermöglicht und für den internationalen Einsatz konzipiert war, für den deutschen Markt angepasst und bereitgestellt werden. Ähnlich wie bei einer Hochgebirgsexpedition Routen geplant und Ausrüstungen geprüft werden müssen, erforderte die Transformation eine flexible Planung und Implementierung.
Der Schlüssel zum Unternehmenserfolg
Der technologische Wandel und dynamische Märkte zwingen Unternehmen, zukunftsorientiert zu handeln. Agile Werte, Haltungen und Vorgehensweisen sind der Schlüssel zum Erfolg, da sie schnelle Anpassung und Kundenorientierung ermöglichen. Agile Strukturen helfen Unternehmen, auf Veränderungen zu reagieren, die Kultur zu stärken und Innovationen zu fördern. Transformationen agil anzugehen ist unerlässlich, um in einem sich schnell verändernden Umfeld erfolgreich zu sein. Diese Transformation erfordert Vorbereitung, Anpassungsfähigkeit, Teamarbeit und kontinuierliches Lernen – ähnlich wie eine Hochgebirgsexpedition.
Von der Strategie zur Aktion
Wie bei einer Hochgebirgsexpedition war für die Transformation ein strukturiertes Vorgehen notwendig. In enger Zusammenarbeit mit den Expert:innen unseres Kunden präzisierten wir die Strategie für den Bereich Workplace Services. Dabei identifizierten wir die erforderlichen Komponenten und Verfahren, entwickelten Lösungen und berücksichtigten Richtlinien. Wir moderierten Strategie-Workshops und Innovationszirkel und formulierten klare Vision- und Mission-Statements. Die erarbeiteten Ideen und Strategien wurden in konkrete Handlungen, mittelfristige Ziele und vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen überführt. Dies ist entscheidend, damit strategische Vorgaben tatsächlich tägliche Abläufe und Entscheidungen beeinflussen. Nur so tragen sie dazu bei, langfristige Ziele zu erreichen.
Zwischen Planung und Performance
Für unseren Kunden entwickelten wir eine agile Ablauforganisation mit Team- und Tribe-Strukturen sowie Communities of Practice (Kompetenz-Netzwerke) und eine skalierende Projektorganisation. Eine Roadmap mit kaskadierenden Verfahren und regelmäßigen Planungszyklen basierend auf Objectives and Key Results (OKR) unterstützte die Implementierung und Zielmessung. Die neuen Planungs- und Steuerungsprozesse ermöglichen eine End-to-End Abwicklung von der Erfassung der Kundenanforderungen bis zur Integration in konzernweite Supportprozesse. Zur kontinuierlichen Überprüfung und Anpassung der Prozesse etablierten wir Lernformate, zum Beispiel Weiterbildungen für Product Owner. Durch systematisches, datenbasiertes Monitoring und regelmäßige Retrospektiven werden nun die Fortschritte gemessen und die Prozesse stetig verbessert.
Gemeinsam durch den Wandel
Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist auf einem Berg lebenswichtig – genauso wichtig sind eine offene Kommunikation und Transparenz in einem Veränderungsprozess. Dafür haben wir regelmäßige Workshops und Feedback-Sitzungen mit Führungskräften, Mitarbeitenden und anderen Stakeholder:innen konzipiert und durchgeführt. Auf diese Weise konnten wir ihre Bedenken und Ideen in den Veränderungsprozess einbeziehen und voneinander lernen. Zusätzlich erstellten wir Transitionspläne und förderten den Wissenstransfer zwischen den Teams. Außerdem etablierten wir Kommunikationspläne und moderierten regelmäßige Townhall-Meetings mit den Mitarbeitenden. So stellten wir sicher, dass alle auf dem gleichen Stand waren und dass effektiv auf Herausforderung reagiert werden konnte.
Mitarbeitende werden zu Gestaltenden des Wandels
Gemeinsam mit unserem Kunden wollten wir die Veränderungen nachhaltig verankern. Dafür haben wir Mitarbeitende in die “Driving Seats” geholfen. Wir befähigten sie, Steuerungsrollen zu übernehmen, und entwickelten sie zu Multiplikator:innen. Durch „Shadowing“ (Hospitationen) gewannen Mitarbeitende praktische Einblicke und erweiterten ihre Fähigkeiten, indem sie erfahrene Kolleg:innen begleiteten. Weitere Formate waren Schulungen für Mitarbeitende, die wiederum Kolleg:innen weiterbilden („Train the Trainer“), Teamcoachings für agile Coaches/agile Master, Supervisionen und kollegiale Fallberatungen. Bei der Transformation haben wir uns an den Konzernstrukturen und deren Governance orientiert und insbesondere bei organisatorischen Veränderungen den Betriebsrat eingebunden.
Maßgeschneiderte Trainings für Führungskräfte
Führungskräfte sind zentral für den Erfolg der agilen Transformation. Sie sind Vorbilder, Motivatoren und Unterstützer, die wie Bergführer:innen in der rauen Umgebung einer Expedition die Bedürfnisse ihres Teams erkennen und Hilfe bieten. Um die Führungskräfte optimal auf ihre Rollen vorzubereiten, boten wir umfassende Trainings- und Coachingprogramme an. Dazu zählten Einzelcoachings, um individuelle Kompetenzen zu stärken, und spezialisierte Leadership-Trainings, die Mitarbeiterführung im agilen Umfeld, Kommunikation und Konfliktmanagement thematisierten. Spezifische Schulungen für fachliche Führungskräfte wie z.B. Product Owner ergänzten das Angebot. Zudem organisierten wir Gruppentrainings und Teamtage. Unsere enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Leadership-Team war entscheidend für den Erfolg der Transformation.
Technologische Expertise für mehr Produktivität
Jede Hochgebirgsexpedition braucht die passende Ausrüstung. Wir haben unsere technologische Expertise in Bereichen wie Microsoft O365, IT-Security, Authentifizierungsverfahren, IT-Servicemanagement, Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Cloud-Computing mit ServiceNow eingebracht. Die Integration von Microsoft O365 macht eine effiziente Echtzeit-Zusammenarbeit möglich, während die moderne Softwareverteilung den Verwaltungs- und Lizenzierungsaufwand senkt. Virtualisierungstechniken sorgen dafür, dass Mitarbeitende unabhängig von Endgeräten auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen können. Diese Technologien verbessern die Produktivität, Sicherheit und Flexibilität der Mitarbeitenden. Das führt zu einer verbesserten Benutzererfahrung, Kosteneffizienz und einer höheren Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Gipfel erreicht – die Expedition geht weiter
Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir nach zweieinhalb Jahren Expedition den Gipfel erreicht: Die tiefgreifende Transformation des Bereichs Workplace Services ist gelungen – hin zu mehr Standardisierung, Professionalisierung, Kosteneffizienz und Geschwindigkeit. Der neue „Standard Mobile Client“ modernisiert die technische Infrastruktur. Und wir haben die Kultur verändert: Die Mitarbeitenden sind besser vernetzt und arbeiten effizienter zusammen, was zu einer höheren Innovationskraft und Produktivität führt. Dank flexibler und anpassungsfähiger Prozesse reagiert unser Kunde schneller auf Marktveränderungen. Mit der engen Einbindung der Mitarbeitenden und der Förderung von Multiplikator:innen haben wir eine Kultur des kontinuierlichen Lernens geschaffen – sie stärkt unseren Kunden langfristig und macht ihn fit für die Zukunft. Denn für unseren Kunden geht die Expedition weiter.
Die Zusammenarbeit war sehr vertrauensvoll und qualitativ hochwertig. Ich schätze besonders, dass wir uns regelmäßig austauschen und auch kritische Punkte offen diskutieren konnten. Die Zusammenarbeit war durch viel Energie und Leidenschaft geprägt. Ich sehe die metafinanz als Treiber und Möglichmacher.
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Oliver Herzberg
Transformation- & Leadership-Coach
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