Effizientere Zusammenarbeit dank Smart Future Workplace

Wir prüften auf einer Testumgebung, ob das jeweilige Tool den Anforderungen unseres Kunden genügen könnte. Alle zwei Wochen kamen die Entscheider:innen und weitere Stakeholder der Länder in sogenannten Soundingboards zusammen. In Live-Demos präsentierten wir ihnen, wie das mögliche Tool aussehen würde. So war der Kunde stets an den Auswahl- und Entscheidungsprozessen beteiligt. Im Februar 2023 startete schließlich die Zusammenarbeit mit dem jetzigen Partner Eptura. Das Besondere an diesem Vorgehen: Noch vor der Vertragsunterzeichnung hatten wir in den Geschäftseinheiten bereits 10.000 User-Lizenzen vereinbart. Anschließend übernahmen wir die umfassende technische und kommunikative Betreuung.

Durch das neue Buchungstool bekam der Kunde zum ersten Mal einen datenbasierten Einblick, wie und wo seine Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten. Die Daten geben etwa Aufschluss darüber, welche Mitarbeitenden welche Office-Ressourcen mit welchem Endgerät zu welchem Zeitpunkt buchen. Wie viele Quadratmeter benötigen sie? Sind Meetingräume oder mehr Collaboration Spaces gefragt? Aus den Daten lässt sich präzise ableiten, was vor Ort konkret gebraucht wird. Das Tool versetzt das Unternehmen somit in die Lage, datenbasierte Entscheidungen im Office Management zu treffen und so die Zusammenarbeit vor Ort langfristig zu beleben.

Beim Pilot-Rollout haben wir uns zunächst auf ein Gebäude am Hauptsitz in Deutschland konzentriert. Hier wurden 2.500 User:innen mit dem neuen Tool geschult. Die Desk-Sharing-Quote, also das Verhältnis der verfügbaren Arbeitsplätze zu den Mitarbeitenden, konnte so weit gesenkt werden, dass der Kunde die Arbeitsplätze bald von zwei Gebäuden in einem zusammengelegen konnte. Das führte zu einer jährlichen Ersparnis von elf Millionen Euro nur an Mietkosten. Seit dem Roll-out im Juli 2023 wurde das Tool im gesamten Unternehmen sehr gut angenommen. Mittlerweile ist die Lösung für 21 Organisationseinheiten in 13 Ländern ausgerollt. Heute organisieren sich rund 20.000 User:innen im Unternehmen mit Eptura.

Der Konzern hat nun ein einheitliches, flexibles Buchungstool zur Verfügung, das bei sämtlichen Vorhaben im kollaborativen Zusammenarbeiten unterstützt: Die Mitarbeitenden können sich ihren Office-Tag flexibel und mit minimalem Aufwand organisieren. Dem Unternehmen ermöglicht es, datenbasierte Entscheidungen für die Gestaltung der Büroräumlichkeiten zu treffen. Diese sind nicht weniger als der Schlüssel für eine zukunftsfähige Arbeitswelt. Denn nur wer versteht, wie Arbeitsräume wirklich genutzt werden, kann sie so gestalten, dass sie den Menschen dienen – und nicht umgekehrt.

Das Projekt hat gezeigt, wie entscheidend die Zusammenarbeit in Soundingboards sein kann. Der Kunde war begeistert, wie transparent und nachvollziehbar er in den Auswahlprozess des Providers einbezogen war. Viele Teilnehmende der Testgruppen haben unser Vorgehen als “Leuchtturm-Projekt” beschrieben. Jede einzelne Organisationseinheit, die wir geschult haben, hat sich persönlich bei uns bedankt. Für uns ist das Projekt ein Paradebeispiel, wie wichtig Netzwerken ist. Wir sind stolz darauf, für diese immens große Usergruppe die präferierte Lösung gefunden zu haben und so einen positiven Einfluss auf den Alltag von so vielen Mitarbeitenden zu haben.