Prozessdokumentation: Transparenz und Auditsicherheit in der IT
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist es eine Herausforderung, den Überblick über regulatorische Anforderungen zu behalten. Eine strukturierte Prozessdokumentation kann Unternehmen dabei unterstützen, Compliance zu gewährleisten sowie die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit erheblich zu verbessern. So minimieren Sie Risiken und gewährleisten Auditsicherheit.
Unternehmen müssen sich in der heutigen wettbewerbsintensiven und dynamischen Marktumgebung kontinuierlich optimieren, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Dazu gehören die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung von Fehlern, die Förderung der Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung der internen Prozesse. Besonders wichtig ist dabei das ständige Bemühen, den zahlreichen regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Im Dschungel der Regulatorik
In nahezu allen Branchen und Industrien unterliegt die IT diversen Regularien- und Compliance-Kriterien, wie beispielsweise Datenschutz und IT-Security. Versicherungen müssen etwa den Auflagen der Versicherungsaufsichtlichen Anforderungen an die IT (VAIT) gerecht werden. Diese formuliert Erwartungen an die Ausgestaltung und Wartung der IT-Systeme, um potenzielle IT-Risiken zu minimieren. Der 2023 in Kraft getretene „Digital Operational Resilience Act“ (DORA) der EU bringt weitere Anforderungen mit sich (siehe auch: DORA – jetzt wird´s ernst - metafinanz). Es ist nicht einfach, hier den Überblick zu behalten. Eine strukturierte Dokumentation der eigenen Prozesse kann dabei bereits erheblich helfen.
Klarheit durch Prozesstransparenz
Eine unabdingbare Grundlage für die Einhaltung von Compliance ist ausreichende Prozesstransparenz, beispielsweise durch eine transparente Dokumentation mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). BPMN 2.0 ist eine weltweit einheitliche Methode zur Darstellung von Prozessen und ermöglicht eine konsistente und standardisierte Darstellung von Geschäftsprozessen. Werden die einzelnen Prozesselemente darüber hinaus in ihren Details und Parametern gut beschrieben, sorgt die Dokumentation für Klarheit und Nachvollziehbarkeit. Die visuelle Darstellung der Prozesse ist für technische und nicht-technische Stakeholder leicht verständlich.
Gemeinsames Verständnis und effektive Einarbeitung
Die Dokumentation bietet allen Beteiligten, von der Führungsebene bis zu den operativen Teams, eine einheitliche Abbildung der Abläufe und fördert ein gemeinsames Verständnis sowie eine solide Kommunikationsbasis. Ein gemeinsames Verständnis unterstützt die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen und Best Practices.
Bereits bei der Schulung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden kann die vorhandene Prozessdokumentation eine wertvolle Informationsquelle oder Strukturgeber sein. In der Serviceentwicklung bietet die Prozessdokumentation einen geordneten Überblick über Schnittstellen und benötigte Inputs. Klare Vorgaben und ein gemeinsames Verständnis erleichtern den Entwicklungsteams die Abstimmung mit fachlichen Auftraggebern.
Transparenz als Schlüssel für Compliance und Risikomanagement
Im IT Service Management macht beispielsweise eine kohärente Dokumentation der operativen Tätigkeiten entlang einer standardisierten Prozesskette diese Schritte eindeutig, übersichtlich und wiedererkennbar. Dies erleichtert die Erbringung von Nachweisen gegenüber Audits und Revisionen durch Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
Eine standardisierte Darstellung und Beschreibung helfen auch den operativ tätigen Mitarbeitenden dabei, ihre Aufgaben in der Entwicklung und Anbindung neuer Services korrekt auszuführen. Klare Vorgaben in der Serviceentwicklung unterstützen so eine ordnungsgemäße Ausführung und reduzieren operative Risiken und Fehler.
Durch standardisierte Prozessdokumentation können Prozesse zudem von Anfang an verständlich und im Einklang mit gesetzlichen und unternehmensinternen Vorgaben erfasst und etabliert werden. Die Visualisierung ermöglicht es, Risiken und Compliance-Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Das Unternehmen kann so bestehende Probleme und Risiken proaktiv angehen und mindern. Für IT-Unternehmen, die oft mit sensiblen Daten und strengen regulatorischen Anforderungen konfrontiert sind, ist dies besonders wichtig.
Fazit: Auditsicherheit dank sauberer Prozessdokumentation
Prozessdokumentation bietet eine transparente und verständliche Basis zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Sie unterstützt die operative Arbeit und die Zusammenarbeit aller Stakeholder im Unternehmen und erleichtert zudem auch die Interaktion mit externen Prüfungen wesentlich.
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