Prozesstransformation: Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von KI  

Kaum ein Tag vergeht, ohne dass neue KI-Tools, Anwendungen oder Ankündigungen auftauchen. Künstliche Intelligenz ist ohne Frage unabdingbar, um heutzutage am Markt erfolgreich zu bleiben. Das setzt Unternehmen jeglicher Branche und jeglicher Größe unter Druck: Müssen wir jetzt schnell ein Tool einführen, weil alle darüber reden? Was zunächst verständlich erscheint blendet oft entscheidende Fragen aus: Wo macht KI in unseren Prozessen wirklich Sinn? Und was genau bringt das unserem Unternehmen? 

Wir erleben in unserer Arbeit täglich, dass Organisationen mit den Erwartungen an digitale Technologien und Automatisierung überfordert sind. Ein Rückblick: Vor ein paar Jahren war Robotic Process Automation (RPA) das große Schlagwort und die Technologie wurde schnell und begeistert eingeführt. Doch bald folgte auch hier die Ernüchterung, denn der erhoffte Mehrwert stellte sich in vielen Fällen nicht ein. Eine Lektion, die wir für den KI-Einsatz lernen sollten: Wer unvorbereitet (z. B. durch eine unzureichende Analyse der Prozesse) einsteigt, riskiert, Ressourcen zu binden, ohne wirklich Mehrwerte zu generieren.

KI in der Prozesstransformation: Vorteile für Unternehmen 

Wenn wir über Prozesse sprechen, meinen wir nicht nur die offensichtlichen Frontend-Prozesse wie Vertrieb, Kundendienst oder Verkaufsgespräche. Gemeint sind auch die Prozesse im Backoffice, interne Abläufe sowie Support- und Managementprozesse, beispielsweise in den Bereichen Personal, Controlling und Reporting. Kurz gesagt also alle Prozesse, die zum Geschäft beitragen und damit alles, was effizient und wirksam sein muss. Diese Prozesse gibt es in Unternehmen jeglicher Größe. Und doch ist die Umsetzung von KI-Lösungen besonders in größeren Organisationen meist einfacher, weil IT-Infrastruktur und Datenbestände stimmen. 

Qualität steigern, Kosten senken, Zeit sparen – das sind typische Ziele von Unternehmen. Denn oft sind es genau die sich wiederholenden, aufwendigen Tätigkeiten, die diese im Alltag belasten und Prozesse teuer machen. KI kann dabei helfen, Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass KI nicht jegliche Ineffizienz verhindern, aber vieles besser und schneller machen kann. 

Die häufigsten Fehler: Vom Wunsch nach schnellen Erfolgen 

Viele Unternehmen starten mit KI, wollen modern sein, Kosten sparen, schneller werden. Wichtige Fragen werden dabei aber oft zu spät gestellt:  

• Wo genau kann KI in unseren Prozessen echten Mehrwert schaffen?
• Wie können wir unsere bestehenden Prozesse gestalten, um mit Unterstützung von KI effizienter und innovativer zu werden, statt lediglich bestehende Abläufe zu beschleunigen?
• Wie können wir sicherstellen, dass unsere Datenqualität den Anforderungen von KI-Anwendungen entspricht?
• Was sind die klaren Ziele, die wir mit dem Einsatz von KI erreichen möchten, und wie messen wir den Erfolg?  

Fehlen klare Ziele und eine realistische Prüfung der eigenen Prozesse und Systeme, gibt es schnell ein böses Erwachen. Sind z. B. aktuelle IT-Systeme zu alt oder fehlen wichtige Daten, droht die KI-Implementierung zu scheitern. Genau deshalb ist Vorbereitung alles. Dazu gehört auch, alle involvierten Bereiche mit ins Boot zu holen, also z. B. Datenschutz, Regulatorik und natürlich die Mitarbeitenden. Folgende Fragen sollten früh geklärt werden: „Sind die relevanten Prozesse klar definiert, dokumentiert und optimiert?“, „Sind unsere Daten gut genug?“, „Tragen unsere Systeme das?“ und „Wollen und können die Kolleg:innen den Wandel begleiten?“.

Die Veränderung durch KI betrifft nicht allein Prozesse, sondern vor allem die Menschen im Unternehmen, die diese tragen. Wenn vertraute Abläufe neuen Lösungen weichen, entstehen selbstverständlich Fragen, Unsicherheiten und im schlimmsten Fall Frustration sowie Ablehnung. Wer hingegen offen mit Mitarbeitenden kommuniziert, transparent informiert und weiterbildet, macht Innovation erlebbar. So wird aus einer technischen Neuerung ein echter Schritt nach vorn und KI ein Teil des Arbeitsalltags. 

Für eine systematische und ganzheitliche KI-Integration in Organisationen bietet unser Whitepaper „Haus der KI-Transformation" einen umfassenden Rahmen. Neben technologischen Aspekten werden auch strategische, kulturelle und führungsbezogene Dimensionen beleuchtet. 

Schritt für Schritt zum echten Nutzen 

Bevor Unternehmen KI in ihre Prozesse integrieren, müssen sie ihre eigenen Herausforderungen verstehen und dann ganz pragmatisch analysieren. Die Fragen aus dem vorherigen Kapitel sind dabei eine gute Grundlage, um herauszufinden, wo das Potenzial von KI in ihren Prozessen steckt.  

In unseren Projekten starten wir daher immer mit einer Zieldefinition. Wir möchten wissen: Welcher Prozess birgt wirklich die Chance auf Effizienz, höhere Qualität oder Kostensenkung? Was soll erreicht werden und wie sieht der Alltag aktuell tatsächlich aus? 

Daran schließt sich eine umfassende Potenzialanalyse an. Dabei werden die Rahmenbedingungen geprüft und es wird entschieden, ob bestehende Abläufe durch KI unterstützt oder grundlegend neugestaltet werden sollten. Die Implementierung von KI sollte nicht nur eine technische Neuerung darstellen, sondern einen echten Schritt nach vorn für das Unternehmen bedeuten.  

Ebenso relevant ist ein genauerer Blick auf die Abläufe im Unternehmen. Sind die Prozesse bereits klar beschrieben? Laufen sie schon digital oder noch manuell? Welche Daten haben wir? Wie ist die Qualität dieser Informationen und wie greifen verschiedene Systeme ineinander? Manchmal zeigt sich dabei, dass viel Potenzial für KI da, aber noch Vorarbeit nötig ist, etwa in der Datenaufbereitung oder beim Zusammenspiel verschiedener Abteilungen. 

Nach der Analyse haben Unternehmen ein fundiertes Bild darüber,  

• was KI für ihre Prozesse wirklich leisten kann, 
• wie viel Zeit und Geld sie sparen, 
• welche Aufgaben schneller gehen 
• und wie ihre Qualität steigt.  

Mit einem Pilotprojekt können Unternehmen dann testen, ob die Lösung wirklich zu ihnen passt und die gewünschten Ergebnisse bringt.  

Warum Insellösungen nicht reichen 

Viele Unternehmen präsentieren sich heute nach außen modern mit digitalen Apps, schnellen Services, glänzenden Websites. Aber im Hintergrund läuft vieles wie vor Jahrzehnten, inklusive Papierformularen, analogen Unterschriften und langen Abstimmungswegen. Dass das zu kurz gedacht ist und die Wettbewerbsfähigkeit riskiert, fällt oft erst auf, wenn Kunden anfangen, auf die Konkurrenz zu schauen. Die Konkurrenz, die es besser und ganzheitlicher macht. 

Gerade die junge Generation erwartet heute nahtlose, digitale Abläufe und wer das nicht bieten kann, verliert neben dem Ansehen auch Marktanteile. Genau hier kann KI helfen, vorausgesetzt, Unternehmen betrachten Prozesse ganzheitlich und bauen nicht nur die „schöne Oberfläche“. 

Fazit: KI ist kein Selbstzweck 

Künstliche Intelligenz macht das Leben nicht „einfach von allein“ leichter, aber sie bringt enormes Potenzial mit, das Unternehmen klug und strukturiert nutzen sollten. Wir von metafinanz begleiten Sie mit ehrlicher Beratung, klaren Analysen und mutigen Ideen. Lassen Sie uns zusammen herausfinden, wo KI Ihrer Organisation Vorteile bringt und wie Sie die Zukunft mitgestalten.