Wie digitale Tools Unternehmensprozesse revolutionieren
Schluss mit nervigen Schleifen und ineffizienten Prozessen: Mit den richtigen Tools können Unternehmen nicht nur Arbeitszeiten einsparen, sondern auch Manipulationen ausschließen und die Prozessqualität erheblich steigern. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Abläufe optimieren können.
Ob Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder Lieferanten, Rechnungsläufe oder Genehmigungsprozesse: Unternehmen setzen häufig Software zur Prozessunterstützung ein. Dabei greifen sie jedoch oft auf traditionelle Werkzeuge zurück. Das Problem: Diese teilweise digitalisierten Prozesse gelten als „bewährt“, sind aber in Wirklichkeit bestenfalls improvisierte Digitalisierungen. Man könnte sie auch als „digitale Krücken“ bezeichnen.
Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch zahlreiche Risiken. Es gibt viel einfachere, sicherere und oft sogar kostenlose Alternativen. Wie das in der Praxis grundsätzlich aussehen kann und welche Verbesserungen damit verbunden sind, haben wir bereits am Beispiel eines ESG-Audits beschrieben. In diesem Artikel möchten wir nun anhand des Tools „Power Automate“ noch mehr in die Tiefe gehen und die weitreichenden Optimierungen konkretisieren.
Grundsätzlich gilt: Mit „Power Automate“ können Unternehmen schneller und effizienter Entscheidungen treffen und benötigen dafür deutlich weniger manuelle administrative Schritte. Gleichzeitig steigt die Verlässlichkeit der Prozesse, und die Mitarbeiter:innen werden massiv entlastet.
Power Automate: Effizienzsteigerung durch klare Regeln und digitale Kontrolle
Betrachten wir beispielsweise einen Genehmigungsprozess per E-Mail, bei dem vordefinierte Bedingungen erfüllt sein müssen. Das kann ein bestimmtes Fälligkeitsdatum sein oder die Genehmigung durch eine bestimmte Person. Das Tool prüft automatisch etwa einmal täglich, ob die jeweilige Bedingung erfüllt ist und verschickt andernfalls unaufgefordert eine Erinnerung. In vielen Unternehmen sind das nur vier bis zehn Bedingungen. Bei Power Automate sind sogar bis zu 100 verschiedene Bedingungen möglich.
![Das Bild zeigt eine Benutzeroberfläche zum Senden einer E-Mail. Die E-Mail ist an "ApproverER_Coal" adressiert und hat den Betreff "Erinnerung: Anfrage zur Überprüfung des Lieferantenhintergrunds für [Title]". Der Text der E-Mail richtet sich an ein ESG-Compliance-Mitglied und erinnert daran, den Status eines neuen Lieferanten zu überprüfen. Es wird darauf hingewiesen, dass das Genehmigungsdatum in fünf Tagen geplant ist. Die Nachricht ist automatisiert und wurde vom SharePoint-System generiert. Am Ende wird für die Kooperation und das Engagement für ESG-Compliance-Standards gedankt.](https://metafinanz.de/uploads/images/Artikelbilder/Power-App-E-Mail-Benachrichtigung.jpg)
Es gibt also festgelegte Regeln, und keine Person im Unternehmen muss manuell etwas hin und her schicken. Der automatische Informations- und Kommunikationsfluss erfolgt automatisch auf Basis dieser Bedingungen. Der Status des jeweiligen Genehmigungsprozesses wird digital in entsprechenden Listen fortgeschrieben, was also nur eine einzige Datenwahrheit schafft – ein entscheidender Vorteil für nahezu alle Unternehmen und Organisationen.
Automatisierte Priorisierung und Budgetkontrolle
Power Automate überzeugt zudem auch durch die Fähigkeit, Priorisierungen, Weiterleitungen oder kombinierte Genehmigungsprozesse automatisch abzuwickeln. Verantwortliche können beispielsweise Budgetlisten in den Prozess einbinden, um sicherzustellen, dass Zahlungen nur bei ausreichend Budget freigegeben werden. Solche Entscheidungskontrollstrukturen, auch Switch-Anweisungen genannt, lassen sich problemlos in den Gesamtprozess integrieren. Dadurch können selbst komplexe Prozesse fehlerfrei und effizient abgebildet werden.
Compliance und Transparenz durch automatisierte Abläufe
Automatisierte Abläufe bewähren sich zudem besonders bei der strikten Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Durch die vorgegebenen Abläufe sind Manipulationen nahezu ausgeschlossen, und alle Governance-Anforderungen werden erfüllt. Das System zeigt jederzeit, wer wann was genehmigt hat, und bietet Versionshistorien, die alle Genehmigungsschritte transparent nachvollziehbar machen. Jeder Durchlauf und jede Änderung werden dokumentiert, was zu einer echten Digitalisierung der Prozesse führt. Dies schafft maximale Transparenz und verbessert sowohl das Tempo als auch die Qualität eines Prozesses erheblich.
Effizientes Onboarding und mehr mit Microsoft Power Apps
Studien zeigen, dass ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen durchschnittlich 18 Schritte umfasst – von der Einrichtung der E-Mail-Adresse und des Microsoft-Accounts bis hin zum Eintrag ins Unternehmensadressbuch und zur Bereitstellung der initialen Login-Daten. Dieser oft zeitaufwändige und nervenaufreibende Prozess kann durch Automatisierung erheblich vereinfacht werden. Dies gilt auch für Freigaben, Projektverfolgung oder Abrechnungsprozesse. Manuelles Nachfassen entfällt, Vergessen wird vermieden und die altmodische Wiedervorlage ist überflüssig. Diese automatisierten Prozesse erfüllen die Compliance-Anforderungen besser und erhöhen die Prozessqualität.
Besonders interessant für Unternehmen ist, dass die Microsoft-Umgebung noch viele weitere nützliche Anwendungen bietet, die eine echte Digitalisierung ermöglichen. Mit Microsoft Power Apps können individuelle Anwendungen schnell und ohne Programmierkenntnisse entwickelt werden. Dies steigert die Effizienz, spart Kosten und unterstützt die digitale Transformation – wie wir im nächsten Artikel ausführlich berichten werden.
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