Wie einfache digitale Prozesse Ihr Unternehmen voranbringen
Viele Unternehmen setzen auf Software zur Prozessunterstützung, greifen dabei jedoch häufig auf traditionelle Werkzeuge zurück. Diese Praxis ist nicht nur ineffizient, sondern bringt etliche Risiken mit sich. Dabei gibt es viel einfachere, sicherere und oftmals kostenlose Alternativen.
Umständliches Onboarding via E-Mail in Zeiten des prekären Fachkräftemangels, abgebrochene Warenkörbe und verärgerte Kunden durch umständliche Bestellprozesse oder eine Warenwirtschaft, in der noch Zettel gescannt werden – derlei prozessuale „Schieflagen“ begegnen uns in unseren Jobs noch immer. Dass es längst bessere digitale Möglichkeiten gibt, heißt offensichtlich nicht, dass Unternehmen und Organisationen sie auch praktisch einsetzen.
Dabei verursachen diese effektiveren Tools keine zusätzlichen Kosten, da sie in den meisten Fällen bereits im Unternehmen vorhanden sind. Des Weiteren überzeugen sie durch eine einfache Handhabung, da sie in den für die Anwender:innen bereits vertrauten Arbeitsumgebungen nutzbar sind.
Anhand eines gängigen Beispiels lässt sich dieser Missstand darstellen – und auch, wie er sich einfach beheben lässt.
Die ESG-Prüfung nach einer vermeintlich bewährten Methode
Ein mittelgroßes Unternehmen hat einen neuen Kunden gewonnen. Bevor die Zusammenarbeit jedoch starten kann, muss dieser Kunde den ESG-Check bestehen. Zum Hintergrund: Für eine Auswahl an Organisationen gehören Environmental-, Social-, Governance-Checks (ESG-Checks) zum Nachweis einer unternehmensübergreifenden Nachhaltigkeit bereits seit geraumer Zeit zu ihren Pflichten, etwa für zahlreiche kapitalmarktorientierte Konzerne, Versicherungen und Finanzinstitute. Spätestens ab dem Geschäftsjahr 2026 sind so gut wie sämtliche europäische Unternehmen ein entsprechendes ESG-Reporting schuldig.
Da es sich hierbei um ein unternehmensweites Thema handelt, sind in der Regel mehrere Genehmigungen der jeweiligen Themenverantwortlichen des potenziellen Neukunden erforderlich. Ein üblicher Ablauf sieht oftmals wie folgt aus:
Die Account Manager des Auftraggebers erstellten eine Excel-Liste für die verschiedenen Ansprechpartner beim Kunden und schickten diese per E-Mail an die entsprechenden Personen. Diese „Genehmiger“ beim Kunden änderten den Genehmigungsstatus für ihre „Genehmigungszelle“ und schickten die Excel-Liste an die Account Manager zurück. Diese wiederum fassten den Genehmigungsstatus aller angeschriebenen Personen beim Kunden in einer zentralen Excel-Datei zusammen.
Das in vielen Unternehmen übliche, umständliche Abfrageverfahren in Sachen ESG für Neukunden
Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt erhebliche Risiken. Nicht selten existieren mehrere Versionen der Excel-Datei, der Genehmigungsstatus ist nicht eindeutig. Mitunter ändern Unbefugte den Genehmigungsstatus (und auch andere Zellinformationen). Manche Unternehmen haben auch schon den kompletten Verlust der Excel-Liste durch eine falsche Datenspeicherung erlebt.
Stattdessen: echte, übergreifende Digitalisierung nutzen
Viel besser ist es, ein geeigneteres Tool wie Cloud Listen (Microsoft Lists) zu verwenden. Mit dieser Software lassen sich Informationen leicht nachverfolgen und organisieren. Microsoft Lists ist in vielen Microsoft 365-Abonnements bereits enthalten. Statt also auf Excel zu setzen, tragen die Account Manager des Auftraggebers neue Kunden in eine ESG-Approval-Liste in Microsoft Lists ein. Anschließend sendet das Tool über den ebenfalls enthaltenen Workflow (Microsoft Power Automate) automatisch eine E-Mail an die entsprechenden Ansprechpartner. Diese enthält die Aufforderung, den Genehmigungsstatus ihres Fachbereichs zu überprüfen. Wird der Genehmigungsstatus dann für einen definierten Zeitraum nicht gesetzt, schickt die ESG-Approval-Anwendung automatisch über Microsoft Power Automate eine Erinnerungs-E-Mail an den jeweiligen Genehmigenden und dessen Vorgesetzte:n.
Neu und besser: ESG-Genehmigung via Microsoft Lists
Umfassende Optimierung
Dieses Verfahren, das den modernen Möglichkeiten der Digitalisierung weit mehr entspricht, bietet zahlreiche Vorteile: Unbefugte können die Daten nicht verändern, dafür sorgen spezielle Berechtigungsmöglichkeiten. Das Tool fragt bei allen Ansprechpartnern beim Kunden automatisch den Genehmigungsstatus per E-Mail ab und versendet auch selbstständig entsprechende Erinnerungen per E-Mail. Diese können auch individuell eingestellt werden, z.B. nach Ablauf einer Genehmigungsfrist.
Die Daten dieses Prozesses lassen sich zentral in der Microsoft Cloud speichern, beispielsweise mit individuellem Zugriffsmanagement und Backup. Dies reduziert den Arbeitsaufwand für die am Prozess Beteiligten. Sie müssen deutlich weniger E-Mails bearbeiten, Daten nicht mehr manuell zusammenführen und letztlich auch die Datenqualität nicht mehr prüfen.
Digitale Werkzeuge bieten großes Potenzial zur Prozessoptimierung
Viele Mitarbeiter:innen arbeiten heute noch zu stark mit traditionellen Werkzeugen wie E-Mail und Excel. Prozesse sind dadurch nicht wirklich digitalisiert, da noch zu viele manuelle Eingriffe notwendig sind. Daten, Kommunikation und Reporting könnten durch modernere Tools und Prozesse deutlich verbessert werden. Kurzum: Das Potenzial für mögliche Prozessverbesserungen ist groß, sehr groß.
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