Erfolgsfaktoren der HR-Digitalisierung

Der Transformationsdruck auf Organisationen wird nicht weniger. Und mittendrin: Der HR-Bereich. Mit wenig Begeisterung. Laut einer Umfrage von Statista im Jahr 2022 bewerten nur rund 20 Prozent der befragten Personalverantwortlichen in Deutschland den digitalen Wandel im Personalwesen als sehr positiv. Aber dass dieser unvermeidbar ist, muss man wohl nicht mehr erklären.

Naturgemäß stehen die IT-Tools im Fokus. Ist die Auswahl der richtigen Software geschafft, hofft man auf ein Wunder: Per Knopfdruck in der Cloud implementierte Prozesse, und dann Haken dran. Jede und jeder weiß, dass es so nicht funktioniert, dennoch beobachten wir diese Haltung nicht selten. Seit einigen Jahren führen wir neue HR-Systeme ein, für große Konzerne wie im Mittelstand. Dabei zeigt sich immer wieder: Ohne Einbeziehung des gesamten Unternehmens bleiben die gewünschten Ergebnisse aus.

Das Projekt blieb im Kostenrahmen? Herzlichen Glückwunsch! Das war aber gar nicht das Ziel. Wie schaut es im Betrieb aus? Verstehen alle, wie sie das neue Tool nutzen sollen – wo wird die Bankverbindung oder die Adresse geändert, wie beantragt man Urlaub, welcher Link führt zu meiner Personalakte?

Eine Software für Menschen kann nur funktionieren, wenn allen Beteiligten daraus mehr Nutzen als Kosten entstehen. Wie kann das bei den wichtigsten Stakeholdern IT, HR, Top-Management und Mitarbeitenden gelingen?

Erfolgsfaktoren für die IT

Best Practices vs. Customizing: Seit langem warnt die IT vor Sonderlocken an Tools, denn mit jedem Release kann es passieren, dass individuelle System-Anpassungen aufwendig nachzuziehen sind. Daher unsere Empfehlung: Mit der Nutzung von Best Practices können Sie den Umfang der vorkonfigurierten Funktionen auswählen und den Aufwand für manuelle Konfigurationen signifikant verringern. Prozesse sollten zunächst aus dem Standard übernommen und nach einer ersten Anlaufphase mit viel Augenmaß angepasst werden. Dies spart massiv Zeit und Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Applikation.

Altsysteme: Es kommt immer wieder vor, dass nach der Implementierung eines neuen Tools die alten Systeme weiterlaufen. Sie sind gut beraten, daran zu arbeiten, oftmals persönliche oder politische Befindlichkeiten zu lösen und alte Programme abzuschalten.

Erfolgsfaktoren für Mitarbeitende und Führungskräfte

Betriebsrat/Top-Management: Mitbestimmungsgremien sind Helfer, nicht Hinderer eines HR-Projekts. Den Betriebsrat einzubeziehen, mag mindestens so anstrengend sein wie manche Top-Manager zu überzeugen – aber beides lohnt sich. Schon rein rechtlich fährt das Projekt Richtung Glatteis, wenn man die Mitbestimmungsrechte missachtet. Vor allem aber lässt man einen wichtigen Multiplikator außen vor.

Nicht selten sehen wir, dass Unternehmen über Monate Prozesse und Strategien diskutieren und erproben – und kurz vor dem Go-Live macht der Betriebsrat einen Strich durch die Rechnung und winkt nur die Hälfte der Pläne durch. Unternehmen, die die Vertreterinnen ihrer Belegschaft von Beginn an einbeziehen, sparen Frust, Zeit und Kosten ein. Ähnliches gilt für das Top-Management, das vielleicht anstelle moderner HR-Prozesse eine neue Vertriebslösung bevorzugt hätte. Auch diese Gruppe sollte überzeugt werden, denn sie fungiert ebenfalls als Multiplikator. Kurz gesagt: Der Betriebsrat zieht die Belegschaft, das Top-Management die Führungskräfte mit.

Projekt-Ressourcen: Die klassische Klippe in vielen Projekten, in unserem Beispiel für IT und HR. Projektmitarbeitende befinden sich in einer Art Workload-Zwiespalt – auf der einen Seite steht der ausdrückliche Fokus auf der HR-Digitalisierung, auf der anderen Seite zerrt das Tagesgeschäft. Gerade in schlanken Organisationen ist das eine Herausforderung, weil die Prioritäten nicht klar sind. Das führt unvermeidlich zu einer längeren Umsetzung, was wiederum Kosten, die Anschlussplanung, Kommunikation und Erfolgserlebnisse negativ beeinflusst. Daher die Empfehlung: Sichern Sie die Kapazitäten während des gesamten Projektes.

Erfolgsfaktoren für HR

Change-Management: Ein neues HR-Tool bedeutet zwangsläufig: Es wird spürbare Änderungen an Prozessen, Zuständigkeiten und den täglichen Handgriffen für alle Mitarbeitenden geben. Oft werden moderne und zeitsparende Prozesse vom Management über Monate erarbeitet und eingeführt, ohne jedoch die Belegschaft einzubeziehen. Die Digitalisierung macht vielen Mitarbeitenden Angst, das kann zu Stress in der Belegschaft führen. Es ist die Aufgabe von HR, den Wandel zu begleiten, die Belegschaft neugierig und positiv auf die neuen Aufgaben vorzubereiten, Schulungen anzubieten, zu kommunizieren und Teams richtig zusammenzustellen. Aus Gründen der Akzeptanz ist es unabdingbar, frühzeitig für Transparenz und ein professionelles Change-Management zu sorgen. Ich persönlich sehe das Change-Management im HR-Bereich als einen wesentlichen Erfolgsfaktor bei der Einführung von neuen Anwendungen.

Fazit: HR-Digitalisierung ist mehr als ein Software-Projekt

Dank mehr Digitalisierung kann HR nicht nur zielgerichteter, sondern auch effizienter agieren. Beispielsweise durch standardisierte und automatisierte Onboarding-Prozesse, die digitale Personalakte oder Chatbots zur Kommunikation mit Bewerbern und Bewerberinnen.

Eine HR-Software ist also kein IT- oder kein HR-Projekt, sondern eine konzertierte Aktion. Collaboration, Kommunikation, Wissenstransfer, Motivation, Zugehörigkeit und Vertrauen sind wichtige Faktoren, um den Erfolgs des Projekts zu gewährleisten.

Quelle Titelbild: AdobeStock/tadamichi