Best Practices: Business-Meetings effizienter gestalten

Je nach Studie sind 50 bis 90 Prozent der Befragten extrem unzufrieden mit Meetings. Sie killen die Produktivität, erfordern Nacharbeiten, bringen kaum Ergebnisse und führen nicht zu Entscheidungen. Die Harvard Business School und die Boston University haben herausgefunden: Zwei Drittel der Führungskräfte sind der Meinung, dass Besprechungen sie davon abhalten, ihre eigentliche Arbeit zu erledigen.

Die Gründe für die Meeting-Misere sind vielfältig: Sachfremde Beiträge, fehlende Entscheidungskompetenz, Abschieben von Verantwortung (TEAM = „Toll, ein anderer macht’s“), Konkurrenz und Kontrolle, Selbstdarstellung, Hierarchien sowie die Tatsache, dass viele der Teilnehmenden inhaltlich nichts zum Erfolg des Treffens beitragen können. Laut einer Kantar-Umfrage (2022) für Slack sitzen deutsche Angestellte pro Woche 5,1 Stunden in Meetings, von denen sie 2,4 Stunden als unnötig empfinden.

Meetings: vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Im Mittelpunkt stehen drei Prozessstufen: vorbereiten (Input), durchführen und nachbereiten (Output). Dies ist eigentlich ein No-Brainer, allerdings wird die Vor- und Nachbereitung gerne aufgrund fehlender Zeit übersprungen. Meine These: Vorbereitung und Nachbereitung sind wichtiger als die Durchführung. Wichtig ist folgende Frage zum Ziel und Zweck eines Meetings: Was wollen Sie am Ende dieser Sitzung diskutiert, entschieden oder entdeckt haben, was Sie und das Team nicht schon diskutiert, entschieden oder entdeckt haben?

Die Agenda: Sie muss in die Einladung für das Meeting. Formulieren Sie die Agenda-Punkte als Fragen, bitten Sie um Input der Teilnehmenden und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Dabei ist es wichtig, präzise zu kommunizieren, was der Zweck des Agenda-Punktes ist: Geht es darum, Informationen zu teilen, Input für Entscheidungen zu bekommen oder eine Entscheidung zu treffen? Teilnehmende können sich so leichter orientieren, was von ihnen erwartet wird – ob sie nur zuhören, Input liefern oder Teil eines Entscheidungsprozesses sein werden.

Der Teilnehmerkreis: Firmen wie Amazon oder Google haben hierzu genaue Vorgaben. Bei Amazon sollen nicht mehr Personen in Meetings sein, als von zwei (amerikanischen) Pizzas satt werden. Hier sind es bis zu acht Personen in einem Meeting, bei Google sind es zehn. Je mehr Menschen an einem Meeting teilnehmen, desto größer ist die Gefahr, dass sie guten Lösungen im Weg stehen. Denn je mehr Teilnehmende, desto mehr wird zerredet. Außerdem wird die Redezeit einer jeden Person unübersichtlich.

Selbstdarsteller prallen aufeinander und reden sich in Rage, ruhigere Typen sitzen wortlos in der Ecke und halten sich zurück. Kleine Gruppen lassen sich leichter moderieren.

Folgende Leitfragen können helfen:

• Wer hat die Informationen und das Wissen über das betreffende Thema?
• Wer sind die wichtigsten Entscheidungsträger und Interessengruppen für das Thema?
• Wer sind die Personen, die die zu besprechenden Informationen benötigen?
• Wer sind die Personen, die eine Entscheidung umsetzen oder auf das Thema reagieren werden?

Die Einladung: Ziel und Zweck, Ort, Zeit, Dauer, Agenda und Teilnehmende sind Teil der Einladung. Darüber hinaus sollten aber auch verwendete Materialien und Tools, beispielsweise ein vorbereitetes Miro-Board, geteilt werden, damit die Teilnehmenden den Zugang checken können. Ein weiteres Learning für Meetings aus der Amazon-Welt ist, dass für Meetings Texte – beispielsweise One-Pager oder PR-FAQs (Press Release mit FAQs) – vorbereitet werden. Diese werden dann in den ersten zehn Minuten von allen Teilnehmenden still gelesen, anschließend wird diskutiert. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, das wird auch tatsächlich so gemacht.

Spielerisch kann man „Easter Eggs“ in Texten oder Präsentation verstecken, falls die Texte nicht gelesen werden. Eine meiner früheren Führungskräfte hat im Text den Hinweis versteckt, dass jeder, der sich auf diese Nachricht hin meldet, eine Überraschung bekommt. Eine:r von 20 Mitarbeitenden hat daraufhin einen Gutschein für ein Sushi-Essen erhalten. Gewohnheiten müssen schließlich erst entwickelt werden.

Der Start: Bei der Durchführung von Meetings darauf achten, pünktlich zu sein und zu starten. Die Hälfte der Meetings beginnt verspätet, das trübt die Stimmung schon am Anfang. Ähnlich wie beim Formel-1-Rennen ist der Start wichtig für den weiteren Verlauf. Zweitens die Zeit, Stichwort: Timeboxing. Bei Google läuft im Meeting immer ein Timer mit, damit die Termine nicht überzogen werden. Pausen zwischen Meetings sind essenziell.

Bei subjektiv als schlecht empfundenen Meetings benötigen wir rund 17 Minuten, bis wir uns davon erholt haben. Nach guten Meetings sind es nur fünf Minuten. Deshalb gibt es bei einigen Firmen inzwischen auch die Policy, dass Meetings immer um fünf Minuten nach der vollen Stunde anfangen.

Die Tools: Nutzen Sie Interaktion, Visualisierung und Dokumentation. Nichts ist langweiliger, als eine halbe Stunde einem Monolog zu lauschen. In der virtuellen Welt gibt es die Möglichkeit, Echtzeitumfragen zu starten, den Chat zu nutzen, Wortwolken zu erstellen oder mit Emojis Feedback einzufordern. Auch kann auf virtuellen Boards gemeinsam visuell sichtbar gearbeitet und damit auch dokumentiert werden. Hilfreich sind zudem Meeting-Vorlagen (z. B. bei Miro). Ziel ist es, die Themen im Meeting sichtbar und transparent zu machen. Versenden Sie im Anschluss die Informationen aus dem Meeting und planen Sie ggf. gleich das Follow-up. Dann bleibt auch die FOMO (=Fear of missing out) gering, und es können Meetings mit weniger Personen durchgeführt werden.

Wie kann ich starten?

Weniger Meetings und eine bessere Vorbereitung sind der Schlüssel zum Erfolg, um effizienter zu arbeiten. Versuchen Sie einfach mal, den einen oder anderen Tipp für das nächste Meeting umzusetzen. Seien Sie geduldig mit den Teams, Gewohnheiten ändern sich nicht von heute auf morgen.

Quelle Titelbild: AdobeStock/kwanchaift