Digital Adoption: Masterclasses für digitale Werkzeuge

Noch vor wenigen Jahren waren Computer eher schlichter Natur, heute ähnelt das Notebook von Wissensarbeiter:innen einem Multifunktionswerkzeug mit unzähligen Anwendungen und Apps. Das hat Folgen für Software-Trainings: Man sollte nur das lernen, was man braucht. Mit einem Digital-Adoption-Tool werden Schulungen effizienter.

Das Office-System, die betriebswirtschaftliche Branchenlösung und – je nach Aufgabe im Unternehmen – vielleicht noch eine Warenwirtschaft, ein Produktionssystem oder die HR-Anwendung. Das war‘s. So aufgeräumt sah vor nicht allzu langer Zeit der Desktop in einem Durchschnittsunternehmen aus.

Und heute? Heute klingt schon der Begriff „mein Büro-PC“ museal. Da nutzen die Mitarbeitenden ihre Smartphones als Schaltzentrale ins Unternehmen mit Zugriff von überall auf alle wichtigen Anwendungen, von denen weit mehr im Einsatz sind, als oben beschrieben. Der Büro-PC ist eine aussterbende Gattung; der Laptop als ständiger Begleiter gehört zur Grundausstattung. Wobei es der Begriff „Grundausstattung“ nicht mehr trifft – digitales Multitool wäre besser.

Eine Vielzahl digitaler Workflows

Die Mitarbeitenden managen mit unterschiedlichen Systemen den Vertrieb, steuern Projekte und Prozesse. Sie buchen und rechnen ihre Reisen ab, laden Krankmeldungen hoch, das Servicemanagement läuft darüber ab – sowohl Produkt- als auch Projektmanagement. Nicht zuletzt arbeiten Sales und Kundenmanagement beispielsweise in zahlreichen digitalen Workflows. Ein gutes Beispiel ist auch die HR-Abteilung. Hier gibt es sogar innerhalb des Arbeitsbereichs noch unterschiedliche Lösungen. Für das Onboarding, die Talententwicklung oder die klassische Personalverwaltung. Um den Umgang mit den digitalen Workflows in Unternehmen zu erleichtern, werden lautGartner VP Analyst Dan Wilson in den nächsten Jahren 50 Prozent der IT-Organisationen eine Strategie, ein Team und ein Management-Tool für digitale Mitarbeitererfahrungen eingeführt haben.

Tools nicht nur haben, sondern auch nutzen

Daraus folgt: Je mehr ein Unternehmen seine Prozesse digitalisiert, desto mehr unterschiedliche Systeme müssen bedient werden. Das klingt aufwändig, steigert aber die Effizienz. Zumindest laut Plan. Denn jedes neue Werkzeug will gelernt sein. Neue Denkweisen und Ansätze für Befähigung, Training und Unterstützung sind gefragt.

Das Lernhandbuch hat ausgedient

Mit klassischen Methoden wie Kursen oder Handbüchern kommen Unternehmen da nicht weiter. Im Gegenteil: Ein „Weiter so“ ist aus meiner Sicht fatal. Denn die Lösungen sind ausgesprochen komplex. Unterschiedlichste Prozesse greifen darin über verschiedene Abteilungen hinweg ineinander. Besonders kritisch: 37 Prozent der Erwerbstätigen mangelt es laut Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der Europäischen Kommission von 2022 an digitalen Kompetenzen. Ein problematischer Wert, wenn man bedenkt, dass die digitale Kompetenz Grundlage für die Digitalisierung ist.

Um es den Mitarbeitenden zu erleichtern, digitale Workflows erfolgreich zu bearbeiten, braucht es ein toolgestütztes Digital-Adoption-Konzept – diese Erfahrung mache ich immer wieder. Denn dieses führt unter anderem dazu, die unterschiedlichen Rollen im Unternehmen exakt zu segmentieren und ansprechen zu können. So lernt jeder genau das, was für die Arbeit notwendig ist. Ganz einfach. Kommt etwas Wichtiges dazu, so wird es mithilfe der Lernsoftware dynamisch ergänzt und gelernt.

Ein Workflow – unterschiedliche Prozessstufen

In der Praxis bedeutet das: IT-Managerinnen benötigen andere Insights als Sachbearbeiter. Für sie kann also nicht ein und derselbe Schulungsinhalt relevant sein. Daher ist es wichtig zu klären, wer wann welche Informationen benötigt. Das kann beispielsweise ein Workflow sein, der gleich mehrere Abteilungen eines Unternehmens umfasst, für den die Mitarbeitenden in der jeweiligen Prozessstufe jedoch sehr unterschiedliches Wissen brauchen. Ein Beispiel dazu wäre ein cloudbasiertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), in dem Sales, Operations und Projektmanagement gemeinsam arbeiten. Nicht selten durchläuft derselbe Prozess auch verschiedene Softwarelösungen. Das digitale Navigationssystem läuft mit.

Digital Adoption ganzheitlich denken!

Ein stimmiges Konzept holt die Mitarbeitenden deshalb in ihrer individuellen Arbeitsumgebung ab, es orientiert sich an der Prozesskette, nicht an der Software. Erst derart entsteht ein ganzheitlicher Ansatz. Dabei läuft Digital Adoption Software webbasiert im Hintergrund und führt bedarfsgerecht durch die entsprechenden Prozesse. Das ist echtes Training-on-the-Job. Die Lösung verknüpft Arbeiten und Lernen miteinander – Effizienz im Arbeitsprozess entsteht.

Gezielter Einsatz erhöht die Effizienz

Wichtig: Ganzheitlich bedeutet auch, dass Adoption Tools nicht einfach „über den Zaun geworfen“ werden. Es gilt vorab zu klären, welche Anwendergruppen beziehungsweise Abläufe durch die Trainings unterstützt werden müssen. Ebenso, was das Ziel ist und wie es bestenfalls erreicht wird. Geht es darum, Grundkenntnisse zu vermitteln, Fehler zu vermeiden oder die Zusammenarbeit zu fördern? Oder um die Kenntnisse von Prozessen, deren Akzeptanz zu steigern oder die Datenqualität zu verbessern? Erst wenn derlei Fragen geklärt sind, am besten gemeinsam mit den Nutzer:innen sowie den Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, die die Prozesse kennen, geht es an die Umsetzung. Wir setzen Inhalte mit ihnen auf, dann erfolgen die Anwendertests.

Mein Fazit: Den Unternehmen entstehen enorme finanzielle Einbußen, wenn ihre Mitarbeitenden die Tools nicht optimal bedienen – ganz zu schweigen von Compliance-, Datenschutz- oder Datensicherheitsrisiken. Das trifft die deutsche Wirtschaft als Ganzes: So rangierte Deutschland in puncto Netzabdeckung, digitale Kompetenzen, Internetnutzung und Digitalisierungsgrad der Wirtschaft sowie elektronische Behördendienste lediglich an 13. Stelle des bereits erwähnten Index der Europäischen Kommission. Ein eher besorgniserregendes Urteil der Digitalisierung des Standorts Deutschland und seiner Unternehmen. Ein adäquates Konzept der Digital Adoption kann hier helfen. Richtig aufgesetzt und eingesetzt bekommen Sie Masterclasses für digitale Werkzeuge.

Weitere Informationen zu Digital Adoption finden Sie hier.

Bei Fragen zum Thema stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen mich hier über mein metaMind-Profil!

Quelle Titelbild: AdobeStock/Monster Ztudio