Der Produktivitätskiller: unnötige Meetings

Während man sich früher im Meeting-Raum treffen musste, ist heute die Schwelle für ein virtuelles Meeting mit nur ein paar Klicks überschritten – in der gleichen Abteilung oder international. Und jeder hat sich schon mal die Fragen gestellt: Um was geht es bei dem Meeting überhaupt, zu dem ich eingeladen bin? Was soll ich eigentlich in diesem Meeting? Und ist eine Stunde Meeting nicht viel zu lange? Dabei sind unproduktive und unnötige Meetings kein Automatismus, man kann etwas an der Situation ändern. Mit ein paar einfachen Tipps man besser entscheiden, ob die eigenen Meetings tatsächlich notwendig sind oder ob man die Ergebnisse auf einem anderen Weg erzielen kann.

Das Problem ist nicht neu, die Hans Böckler Stiftung wetterte bereits 2008 in einer Studie gegen die grassierende „Meeting-Euphorie“. Zumindest Letztere ist heute verflogen. Das Fazit des Wirtschaftswissenschaftlers John Kenneth Galbraith fällt vernichtend aus: „Besprechungen sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will.“ Durch Teams und Zoom hat sich daran nicht wirklich etwas verändert.

Benötige ich überhaupt ein Meeting?

Wir veranstalten zu viele Meetings, und nur einige davon sind wirklich effizient. Das sagt uns nicht nur die eigene Erfahrung, sondern auch der aktuelle Microsoft Work Trend Index 2023.

Das Top-Hemmnis für persönliche Produktivität sind demnach ineffiziente Meetings, auf Platz drei steht: „Having too many meetings“. Deshalb ist es empfehlenswert, wenn jeder seine nächsten Meetings hinterfragt. Folgende Kriterien können nach Einschätzung der Zeitmanagement-Expertin Elizabeth Grace Saunders (Do You Really Need to Hold That Meeting? (hbr.org)) dabei helfen, zu erkennen, ob man überhaupt ein reales oder virtuelles Meeting aufsetzen sollte:

• Habe ich die Situation durchdacht?
• Brauche ich Input von außen, um Fortschritte zu machen?
• Benötige ich ein synchrones Gespräch, um weiterzukommen?
• Ist hierfür ein persönliches Meeting erforderlich?

Zwei Lösungen für die Meeting-Flut heißen also: asynchrone Kommunikation und Zeitblocker. Aber was genau ist das? Synchrone Kommunikation ist der zeitgleiche Austausch, wie beispielsweise in einem Meeting. In der asynchronen Kommunikation spielt die Zeitgleichheit keine Rolle, etwa bei einer E-Mail oder der Arbeit an einem geteilten Dokument. Statt ein Meeting durchführen, kann man beispielsweise ein klares Zeitfenster für ein bestimmtes Ziel setzen.

Wie bei Meetings ist es jedoch wichtig, genau anzugeben, was der Zweck der Aufgabe, wo das benötigte Material zu finden, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist, wo fertige Ergebnisse abzulegen sind und welche digitalen – gemeinsam genutzten – Tools verwendet werden. Darüber hinaus wird eine Agenda versendet, die beschreibt, bis wann welche Aufgabe zu erledigen ist. Das Ganze kann unterstützt werden mit Online-Umfragen oder Kollaborations-Boards.

Die Zeit im Meeting voll auskosten

Was leider häufig ignoriert wird: Wie lange darf ein Meeting dauern? Ein Standardtreffen von 60 Minuten ist kein Naturgesetz, im Gegenteil. Bedenke, dass die Aufmerksamkeitsspanne sehr kurz ist (besonders im virtuellen Raum). Kürzere Meetings von 10 bis 15 Minuten können sehr effektiv sein. So hat Marissa Mayer, ehemalige CEO von Yahoo, ihren Mitarbeitenden Zehn-Minuten-Slots für Meetings vergeben. Sie betont, dass aufgrund dieser Regel ihre Mitarbeitenden die Zeit sehr fokussiert und auf den Punkt nutzen. Diese Art von Meetings werden in Bereichen mit hohem Risiko wie beim Militär oder in Notfalleinsätzen verwendet.

Kurze Meetings mit einer zielgerichteten Agenda, die effektiv moderiert werden, können positive Auswirkungen haben. Die kurze Zeitspanne steht im Einklang mit Forschungsergebnissen über die begrenzte menschliche Aufmerksamkeitsspanne und Ermüdung. Dazu noch ein Lesetipp: „The Surprising Science of Meetings“ von Steven G. Rogelberg.

Quelle Titelbild: AdobeStock/Gorodenkoff