Best Practices für BCM: hybride Meetings

BCM-Communities entwickeln sich durch gute Zusammenarbeit: in BCM-Workshops, Summits, gemeinsamen BCM-Trainings und Krisenübungen. Aber das geht heute nicht mehr so einfach. Denn spätestens seit 2020 können oder wollen nicht mehr alle zur selben Zeit am selben Ort sein. Trotzdem werden beispielsweise Crisis Drills – Krisenübungen – oft noch komplett vor Ort durchgeführt, obwohl die Realität schon einen Schritt weiter ist. 

Warum? „Weil der Umstieg auf hybride Meetings gar nicht so einfach ist“, berichtet meine Kollegin Anke Franck (LinkedIn), die bei metafinanz als Gestalterin hybrider Begegnungsformate arbeitet. Denn wirklich hybrides Arbeiten ist immer mit Aufwand verbunden – wenn man darin keine Übung hat.

„Hybrid light“ ist kein guter Kompromiss

Das Problem: Manche denken, sie könnten hybride Meetings unvorbereitet – Freestyle – umsetzen. Andere wiederum lehnen hybride Meetings rundweg ab. Meist bleibt es beim einfachen Kompromiss: hybrid light. Das heißt, dass entweder die „Remoties“ (also diejenigen, die online teilnehmen) stille Zuhörer sind. Oder dass sich die „Vororties“ (also diejenigen, die physisch im Büro sind) an die Gegebenheiten des remote Arbeitens anpassen, sich ebenfalls in die Videokonferenz einloggen und mit digitalen Tools arbeiten. Ankes Erfahrung: „Eine der beiden Gruppen hat meist das Nachsehen und kommt zu kurz.“

Hybride Meetings brauchen Vorbereitung

Hybride Workshops sind kein Selbstläufer: Man geht nicht einfach in den Raum, macht seinen Präsentationskoffer auf und fängt an. Wenn wir hybrid arbeiten, muss die Technik funktionieren, sei es Teams, Webex oder sonstige Tools. Klappen auch die Breakout-Sessions? Wenn ich die Präsentation teile, sehe ich dann noch die Remoties, und zwar alle? Welches Tool nehme ich, damit wir zusammenarbeiten – egal ob vor Ort oder remote? Können alle damit umgehen? Müssen die Vororties wirklich mit Online-Tools arbeiten, oder können sie nicht doch am Flipchart schreiben – und danach lädt man einfach das Foto hoch? Die Stimmen aus dem Lautsprecher sind viel störender als Stimmen im Raum. Also brauchen wir mehrere Räume – und somit Platz.

Expertise für „real hybrid“

Daher haben wir uns bei metafinanz zu einem Schritt in die Zukunft entschieden – WIR DENKEN UM! Wir haben ein Team, das sich „Hybrid Enabler“ nennt und sich genau dies auf die Fahnen geschrieben hat. Wir wollen nicht „hybrid light“, wir wollen „real hybrid“! Themenunabhängig erarbeiten wir kundenspezifische Konzepte und setzen diese in hybriden Formaten um, bei denen alle Teilnehmenden orts- sowie bürounabhängig aktiv mitwirken.

Um „real hybrid“ erfolgreich im Unternehmen zu leben, braucht es nach Ankes Erfahrung:

• Ein Bewusstsein für hybride Zusammenarbeit: Remoties und Vororties nehmen sich wahr – insbesondere die Vororties nehmen bewusst die Remoties wahr und beziehen diese ein.
• Durchdachte Konzepte: Wir wählen bewusst aus, wie und in welchem Tool zusammengearbeitet wird, damit es für Remoties und Vororties handhabbar ist.
• Zusammenspiel aller Player: Wir beziehen uns gegenseitig ein, egal ob vor Ort oder Remote. Wir lassen uns zu Wort kommen.
• Intuitive Technologie & Räume: Räume und Technik sind auf hybride Meetings abgestimmt. Das heißt, alle Remoties sind für die Vororties sichtbar, und auch die Remoties können den Raum gut sehen und alle Vororties deutlich erkennen. Das Tool zur Zusammenarbeit muss sich aus dem virtuellen und physischen Raum gleich gut bedienen lassen, und der Geräuschpegel muss kontrolliert werden. Pro Raum gibt es nur eine hybride Gruppe.
• Dual-Facilitation: Es muss einen Vorort-Facilitator und einen Remote-Facilitator geben, die sich gut abgestimmt haben und sich die Bälle zuspielen. So ist für die Teilnehmenden der Übergang vom virtuellen in den physischen Raum fließend, und das hybride Meeting wird für alle intuitiv, da die Grenzen verschwimmen.
• Übung, Neugier und vor allem Spaß am Entdecken und Ausprobieren: Insbesondere die Facilitatoren müssen das ausprobieren und üben, üben, üben. Teilnehmende werden spätestens ab ihrem zweiten „real hybrid“-Meeting viel natürlicher agieren und hybride Meetings als normal empfinden.

Als BCM-Beraterin nutze ich diese Erkenntnisse bei meiner Arbeit intensiv, sei es in BCM-Workshops, bei Summits, Trainings oder bei BCM- und Krisenübungen – schließlich sitzen Mitarbeitende heute verteilt, und es darf niemand ausgeschlossen werden. Jeder im Team soll eine gute Erfahrung haben und sich einbringen können. Jeder soll gehört und gesehen werden. Eine vielfältige Ideengenerierung und das gemeinsame Ausarbeiten von Lösungsansätzen werden somit durch hybride Formate noch besser ermöglicht.

Hybride Meetings und Disziplin

Disziplin ist entscheidend, damit alle zu Wort kommen – das gilt auch, wenn sich Moderation und Facilitating die Bälle zuspielen. Dann kommt der Spaß, der nicht nur zum Vergnügen da ist: Die Gruppen werden geeicht. Das klappt durch Teambuilding-Spiele, in denen Remoties und Vororties interagieren müssen und sich aufeinander einspielen. Selbst Kaffeepausen, die man vor Ort zum Austausch nutzt, lassen sich mit 1:1-Telefonaten und Spaziergängen auflockern, um die Teams näher zusammenbringen.

Das hört sich alles sehr aufwändig an, und das ist es auch. Aber die wenigsten von uns können hybride Meetings aus dem Stegreif, das ist uns nicht angeboren. Aber wir alle können es lernen. So wie wir einmal gelernt haben, wie man sich in einem persönlichen Meeting verhält, und dann, wie die Regeln in einem Videocall lauten.

Hat man die erste Schwelle überschritten und sich Tricks und Kniffe angeeignet, lässt sich daraus ein hoher Mehrwert für das Team entwickeln. So dass alle das Gefühl haben, willkommen und sichtbar zu sein und so zum Entstehen der gemeinsamen Vision beitragen zu können – egal, von wo aus. Das ist „real hybrid“, und das wollen wir in der metafinanz vorleben.

Quelle Titelbild: AdobeStock/deagreez