Software-Rollouts mit Happy End
Eine neue Software zu implementieren, ist die eine Aufgabe. Die Applikation anzuwenden, ist eine ganz andere Herausforderung – oftmals ohne echtes Happy End. Um das zu verhindern und Rollouts zu unterstützen, hilft eine pfiffige App.
Das Software-Karussell dreht sich immer schneller, Unternehmen müssen regelmäßig neue Applikationen einführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Kein Wunder, dass Firmen laut Gartner im Jahr 2021 weltweit rund 600 Milliarden Dollar für Enterprise-Software ausgegeben haben. Das Problem: Wenn eine Firma gerade ein Software-Rollout durchgeführt hat, die Mitarbeitenden aber die neue Technologie nicht effizient einsetzen, ruiniert das die Kosten-Nutzen-Bilanz und den Business Case. Das Unternehmen nimmt viel Geld in die Hand, doch die Vorteile der neuen Software werden nicht realisiert, und Verunsicherung macht sich breit – im schlimmsten Fall sogar Ärger.
(Quelle: Eigene Darstellung nach Statista Research Department, 2022)
Der Erfolg einer neuen Anwendung hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch die Nutzenden ab. Klassische Schulungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Sie sind oft zeitraubend, zu theoretisch und nicht auf die einzelnen Anwender:innen ausgerichtet. Inhalte geraten schnell in Vergessenheit und werden wegen fehlender Routine rasch wieder verlernt. Wenn es dann neue Funktionen oder Versionen gibt, geht das Spiel wieder von vorne los.
Software-Rollout: Die Problemfelder
„Das Ausrollen einer Software ist kein Problem, denn ein SaaS-Tool lässt sich intuitiv bedienen.“ Diese Fehleinschätzung ist beileibe keine Ausnahme. Vor allem bei komplexen Rollouts mit unterschiedlichen Usergruppen kommt es häufig zu folgenden Trugschlüssen:
- Den Schalter umlegen: Neue Software stellt die Anwendenden vor große Herausforderungen, die Bedienung erfordert immer Einarbeitungszeit. Ein häufiger Fehler besteht darin, den Aufwand für den Wandel falsch einzuschätzen und die Anlernphase viel zu kurz anzusetzen.
- Sieht doch gut aus: Die Bedienoberflächen der Programme erscheinen auf den ersten Blick intuitiv, doch der Teufel steckt im Detail. Besonders bei komplexen Anwendungsfällen erweist sich die Bedienung als heikel. Was für die IT-Abteilung vielleicht intuitiv erscheint, überfordert die eigentlichen Benutzer:innen.
- Morgen früh ist Schulung: Das klassische Training zu einer neuen Software vermittelt häufig nur theoretisches Wissen, ein Vortrag stellt die wesentlichen Funktionen der Applikation vor. So entsteht Vorratswissen, das sich nach kurzer Zeit wieder abbaut und sich nicht transferieren lässt.
- Kennst Du eins, kennst Du alles: Es ist eine aufwendige Aufgabe, die Trainingsunterlagen stets auf dem neusten Stand zu halten. Denn nach dem Release ist vor dem Release. Veraltetes Wissen ist bekanntlich unnützes Wissen, speziell bei Continous Delivery.
- Hier ist das Handbuch: Jeder Mensch lernt und arbeitet anders: lesen, ansehen, Fragen stellen, aktiv tätig sein. Mitarbeitende unterscheiden sich zudem in der Geschwindigkeit des Lernens und benötigen deshalb ein unterschiedliches Maß an Unterstützung.
- One size fits all: Die Use Case fallen sehr unterschiedlich aus, sie sind oftmals gruppenspezifisch und unterschiedlich tief. In HR sind ganz andere Funktionen und Aspekte einer Software gefragt als etwa in der Fachabteilung.
Digital User Adoption verbessern
Die oben genannten Herausforderungen treten bei vielen Software-Rollouts auf, speziell mit komplexen Prozessen und unterschiedlichen Usergruppen. In der Regel sind bei der Einführung einer neuen Software zwei Vorgänge entkoppelt, die eigentlich zusammengehören: lernen und anwenden. Mit einer Digital Adoption Platform (DAP) gehen wir in unseren Projekten einen anderen Weg. Das Tool funktioniert wie ein Navigationssystem in Applikationen, das die Anwendenden anhand vordefinierter Routen durch die Software führt.
Die Menschen trainieren, während sie mit der neuen Software arbeiten – Learning by Doing. Das maßgeschneiderte Training zeigt dem User den Pfad durch die Funktionen, die für ihn relevant sind, und stellt die Informationen bereit, die für den nächsten Prozessschritt notwendig sind. Auf diesem Weg kann jede neue Software spielend leicht erlernt werden, was den Helpdesk oder Power User spürbar entlastet. Gleichzeitig lässt sich im Detail messen, welche Funktionen der neuen Software genutzt werden und welche nicht.
Quelle Titelbild: AdobeStock/ Studio Romantic
