Neue IT-Systeme: besser mit Change & Adoption

Unternehmen lassen bares Geld auf der Straße liegen, wenn sie Change & Adoption nicht endlich ernst nehmen! Wir hören es im persönlichen Umfeld, lesen es in der Fachpresse und beobachten es teilweise auch bei unseren Kunden: Versprochene Effizienz- und Produktivitätssteigerungen bleiben aus, wenn der Einsatz eines neuen Systems zu umständlich ist, neue Funktionen unbekannt sind und keine Zeit bleibt, um neue Arbeitsabläufe zu trainieren. Der berechnete ROI? Dann leider Fehlanzeige!

Change Management für Menschen

Eine kurze Klarstellung der Begrifflichkeiten: Wenn wir hier von „Change Management“ sprechen, denken wir nicht an ITIL (Information Technology Infrastructure Library), also einen De-facto-Standard im IT-Service-Management, sondern meinen mit „Change“ die Veränderungen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund des Wandels der IT-Landschaft erleben. Wir ergänzen noch den Begriff um „Adoption“ und machen so ein unzertrennliches Paar daraus: „Change & Adoption“. Der Wandel soll nicht nur erlebt, sondern von den Menschen auch gelebt und angenommen, also „adopted“ werden.

Was ist die Aufgabe von Change & Adoption?

Aufgabe und Ziel von Change & Adoption als ein fortlaufender, wiederkehrender Prozess sind schnell umrissen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen die neuen Abläufe, das neue Arbeiten und die neuen Funktionen in einem strukturierten Prozess kennen und übernehmen die Veränderungen so einfacher und schneller in ihren Arbeitsalltag – und erst damit heben sie das volle Potenzial neuer Technologien. Das ist vor allem aus einem Grund wichtig. Ich sage nur „Cloud“, oder: das „täglich aufs Neue grüßende Murmeltier“.

Word bleibt Word? Eben nicht!

Wozu brauche ich Change & Adoption, wenn ich beispielsweise nur Microsoft Office von On-Premise in die Cloud verlagere? Das höre ich nicht selten und muss jedes Mal darauf antworten: Die Frage blendet einen wesentlichen Teil der Realität aus.

1. Die Cloud schafft eine Dauerbaustelle: Während unsere selbstverwaltete Office-Installation oft über viele Jahre hinweg unverändert ihren Dienst getan hat, ist die aus der Cloud bezogene Office-Lösung dem stetigen Wandel durch Microsoft ausgesetzt. Deshalb ist Change & Adoption nur als dauerhafter Prozess sinnvoll. Ich kann mit den „Microsoft 365 Apps for Enterprise“, wie Office 365 ProPlus mittlerweile heißt, nicht mehr viele, viele Jahre lang Updates ignorieren. Wir bekommen diese Updates irgendwann automatisch aufgespielt.
    
2. Die Cloud bringt neue Features: Mit dem Umstieg auf Microsoft 365 verlagert sich eben nicht nur der Herkunftsort von Software. Auch die Funktionen werden unablässig verbessert, gerade wegen der Cloud-Basis. Ja, Word zum Beispiel, heißt immer noch Word, und man schreibt immer noch Texte wie diesen damit. Aber heute schicke ich diesen Text nicht mehr als Mail-Anhang an Kollegen, sondern lade sie einfach ein, die Datei direkt an ihrem Speicherort zu bearbeiten. Das können die Kollegen dort sogar alle gleichzeitig. Dadurch wird vermieden, dass von einem Dokument „zig“ Versionen durch die Gegend schwirren, was mitunter zu fatalen Missverständnissen führt und Gift für die Produktivität ist.
    
3. Vorbei sind die Zeiten, in den man den Rücklauf mühsam zusammenfügen musste. Wer mit mehreren Leuten arbeitete, hatte allein damit fast einen Teilzeitjob. Und ganz ehrlich, besonders produktiv habe ich mich dabei nicht gefühlt. Die einzig kreative Tat war die Namensfindung für die Dateien.
    

Und wenn Sie jetzt glauben „Das bisschen Microsoft Office. Dafür muss ich nicht in ein Change- und Adoption-Programm investieren“, ist das ein Irrglaube! Es gibt zahlreiche Studien, die belegen, dass der richtige Einsatz von Microsoft Office die Produktivität massiv steigert. Wie gesagt, die Rede ist vom „richtigen“ Einsatz.

Change & Adoption zeigt Wertschätzung für die Teams

Deshalb: Ja, man kann auch ohne Change- und Adoption-Programme neue Systeme bedienen. Wir raten jedoch davon ab, weil Unternehmen nicht den kompletten Schatz heben, der sich ihnen mit der Veränderung bieten kann: effizienteres Arbeiten, bessere Kollaboration und vor allem Wertschätzung! Denn wer Software einführt und die Anwenderinnen und Anwender mitnimmt, signalisiert auch: Es geht um euch – nicht um die Software. In Zeiten von Fachkräftemangel kann dies eine sehr sinnvolle Investition sein. Wenn das für die eine oder andere IT- beziehungsweise HR-Organisation wie Neuland aussieht: Jetzt ist die Zeit, es zu betreten!

Fazit:

Ist es nur „Gedöns“? Für uns ist es genau das Gegenteil: Change & Adoption sollte ein fester Bestandteil bei der Implementierung neuer Systeme sein! Es muss selbstverständlich werden, schon vor der Implementierung Maßnahmen zu ergreifen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten. Das ist nicht allein die Aufgabe der IT. Es ist eine Management-Haltung. Denn wenn die oberste Führungsriege hinter Change & Adoption steht, stehen auch die Chancen sehr gut, dass sich das Investment von Budget, Zeit und nicht selten auch Nerven lohnt. Denn: Die Investition in Change & Adoption ist in Wirklichkeit eine Investition, die massiv zur Akzeptanz des neuen oder geänderten Softwareprodukts beiträgt. Das bedeutet am Ende des Tages bares Geld!

Quelle Titelbild: AdobeStock/freshidea