Elektronische Signatur: Die Zeit der Leitz-Ordner ist vorbei

Die elektronische Signatur ist oftmals der letzte noch fehlende Baustein für einen vollständig digitalisierten Recruitment-Prozess. Auch bei uns. Auf eine Initiative unserer HR-Verantwortlichen haben wir diese Lücke jetzt geschlossen.

Ausgangslage: Analoge Vertragsunterschriften

metafinanz steht für Digitalisierung und Innovation – auch bei Personalprozessen. Schon seit einigen Jahren gibt es einen digitalen Recruiting-Prozess, komplett papierlos. Der letzte Wermutstropfen war die analoge Unterschrift des Arbeitsvertrags. Gerade im Hinblick auf die Candidate Experience – also die rundum digitale Erfahrung sowie Erwartung der Kandidat:innen – wurde dies dem Versprechen eines voll digitalisierten und innovativen Unternehmens nicht gerecht.

Recruiting: Geschwindigkeit zählt

Im hart umkämpften Arbeitsmarkt ist Geschwindigkeit im Recruiting-Prozess wichtiger denn je – sozusagen first come, first serve, um die Besten zu gewinnen. Eine reibungslose und einfache Abwicklung trägt zum ersten guten Eindruck eines Unternehmens bei.

Die Chance, Kandidat:innen für das Unternehmen zu begeistern, steigen, wenn nach einer Zusage möglichst zeitnah auch ein unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegt. Das signalisiert Verbindlichkeit, vermittelt Wertschätzung und kann das finale Argument sein, sich für metafinanz als Arbeitgeber zu entscheiden. Jede Stunde zählt: Beim postalischen Versand von Arbeitsverträgen kann wertvolle Zeit verstreichen, etwa, weil Kündigungsfristen eingehalten werden müssen. Gerade zum Monatsende kann eine zu langsame Vertragsabwicklung die Einstellung um mehrere Monate verzögern – oder sogar verhindern.

Als 2020 die Corona-Pandemie ihren Lauf nahm und die Arbeitswelt auf den Kopf stellte, stand fest: Die analoge Unterschrift ist ein Auslaufmodell. Ein Projektteam aus HR- und SAP-Expert:innen startete die Initiative: Ziel war, auf unser bestehendes HR-System SAP SuccessFactors eine einfache und nutzerfreundliche Lösung für unsere internen Anwender:innen sowie die Bewerber:innen aufzusetzen. Das Projekt startete im Juni 2020, im Oktober 2020 wurden die ersten Arbeitsverträge digital unterzeichnet.

Umsetzung: Die Lücke zum papierlosen Recruiting schließen

metafinanz nutzt SuccessFactors Recruiting, um den kompletten Recruiting- und den Angebots-Freigabe-Prozess abzubilden. Konkret bedeutet dies bei der Neueinstellung, dass wir einen Workflow zur Genehmigung der Einstellungsdetails anstoßen. Sobald die Freigabe vorliegt und die Daumen der Verantwortlichen nach oben zeigen, generiert SuccessFactors den Arbeitsvertrag und löst dessen Versendung über eine eSign-Tool-Schnittstelle aus.

Der Prozess ist schnell und effizient: Zwischen der Freigabe der Konditionen und dem Eintreffen des unterschriebenen Arbeitsvertrags im Postfach des Bewerbers oder der Bewerberin vergehen keine zehn Minuten. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument und dem elektronischen Unterschriftsverfahren. Der Vertrag kann unterzeichnet und mit einem Klick zurückgeschickt werden.

SMS-TAN: Persönliche Daten sind geschützt

Der Prozess schützt die persönlichen Daten: In der Vergangenheit war dieses Vorgehen eine eher unsichere Angelegenheit. Um den Datenschutz von vertrags- und personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir uns für die Authentifizierung mit einem SMS-TAN-Verfahren entschieden. Nach der elektronischen Unterschrift werden die Dokumente automatisch zurückgeschickt an SuccessFactors. Dort landen sie in der elektronischen Personalakte des neuen Mitarbeitenden.

Zu keinem Zeitpunkt werden vertrags- oder personenbezogene Daten via E-Mail verschickt. Sie liegen stattdessen verschlüsselt und geschützt entweder in SuccessFactors in der Personalakte oder auf den eSign-Servern. Leitz-Ordner und Aktenschränke haben damit ausgedient. Der Prozess ist revisionssicher: Der Vorgang des Unterzeichnens erfolgt mit dem Finger, wie man es vielleicht von Unterschriften für den Paketzusteller kennt. Bei der elektronischen Signatur wird dabei auch die IP-Adresse erfasst, und sie bekommt einen Zeitstempel. Damit lässt sich genau nachvollziehen, wann und wo die Unterschrift erfolgt ist.

Ergebnis: Vorteile der elektronischen Signatur

Für Kandidat:innen, die sich am Ende eines langen und vielleicht nervenzehrenden Recruiting-Prozesses zwischen mehreren Arbeitgebern entscheiden müssen, ist die schnelle und einfache Abwicklung des Vertrags ein weiterer Faktor, mit dem ein Arbeitgeber punkten kann.

Doch am Ende des Tages ist das jetzt lückenlos digitalisierte Recruiting nicht nur eine gute Erfahrung für die Bewerber:innen. Es ist auch eine große Arbeitserleichterung für HR. Die Aufgaben können schnell abgeschlossen werden, alle Daten und Dokumente liegen sauber und digital vor, wir sparen Papier, der Versand von Unterlagen per Post entfällt, und: Unsere HR-Kolleg:innen können auch mobil auf die benötigten Dokumente zugreifen.

Quelle Titelbild: AdobeStock / Peter Hansen