Arbeitsbereit ab dem ersten Tag

Automatisiertes IT-Onboarding erleichtert neuen Mitarbeitenden den Einstieg in den Konzern.

IT-Onboarding leicht gemacht

Ein moderner, nutzungszentrierter Arbeitsplatz, der eine effiziente Arbeitsumgebung schafft – das war das Zielbild unseres Kunden, einem international tätigen Konzern mit weltweiten Standorten. Dieser verbessert das Arbeitserlebnis der Mitarbeiter:innen und fördert ihre Produktivität. Bisher war das IT-Onboarding für neue Mitarbeiter:innen allerdings ein komplizierter, zeitaufwändiger und manueller Prozess. Ziel unseres Projekts war es daher, im bestehenden ITSM-System (ServiceNow) einen automatisierten und standardisierten Prozess für das IT-Onboarding zu entwickeln und so für Harmonisierung und Effizienz zu sorgen. Dabei mussten wir die verschiedenen IT-Systeme berücksichtigen und wie Puzzlestücke in das Gesamtbild einfügen.

Effizientes Onboarding als langfristiger Erfolgsfaktor

Ein automatisierter Onboarding-Prozess reduziert Interaktion zwischen Teams und spart somit Zeit und Ressourcen. Mitarbeitende erhalten frühzeitig die richtige Ausstattung und können schneller produktiv arbeiten. Zudem erleichtert es neuen Mitarbeitenden, sich in die Unternehmenskultur einzugewöhnen und Teil des Teams zu werden. Gut eingearbeitete Mitarbeitende, die ihre Fähigkeiten und Talente optimal einsetzen, tragen nicht zuletzt zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei. Außerdem kann ein positives Onboarding-Erlebnis die Reputation des Unternehmens stärken, Fluktuation reduzieren und es attraktiver für zukünftige Talente machen.

Person beim Klettern an einer Kletterwand mit bunten Griffen

Herausfordernde IT-Landschaft

Die IT-Landschaften und Systeme an den Standorten unseres Kunden waren aufgrund unterschiedlicher Bedürfnisse und der heterogenen Bereitschaft der Services lokal gewachsen. Das Onboarding erfolgte nach altbewährten Mustern, bei denen Mitarbeitende je nach Führungskraft und bisherigen Erfahrungen mit unterschiedlichstem Workplace-Equipment ausgestattet wurden. So entstand ein organischer und individuell auf die jeweiligen Standorte zugeschnittener Bestellprozess. Das führte zu Intransparenz bezüglich der bestellten IT-Ausstattung und unzureichenden Kenntnissen über das Set-up der IT-Services. Zudem variieren die Erwartungen und Bedürfnisse bezüglich des Onboardings stark zwischen den Standorten.

Bestellprozess als Self-Service

Um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Nutzer:innen gerecht zu werden, haben wir zunächst ein Persona-Konzept entwickelt, das ihre Definition sowie die Erstellung maßgeschneiderter Ausstattungspakete für die Mitarbeitenden beinhaltet. Diese Personas bündeln die Services logisch und ermöglichen eine gezielte Ansprache. Der eigentliche Bestellvorgang ist jetzt als Self-Service konzipiert, sodass er nahtlos in lokale Bestellprozesse integriert werden kann. Über ein benutzerfreundliches Formular kann die Automatisierung angestoßen werden.

Zentrale Schnittstelle für weitere Rollout-Szenarien

In den Pilot-Abteilungen fand eine umfassende Bedarfsanalyse statt, bei der das Tool vorgestellt und wertvolles Feedback eingeholt wurde. Der Rollout der Lösung umfasste umfangreiche Tests sowie Schulungen für Endanwender:innen, um sicherzustellen, dass der neue Prozess optimal in die bestehenden Abläufe integriert oder angepasst werden kann. Die Lösung ist nun in die bestehende ITSM-Plattform ServiceNow integriert und fungiert zusätzlich als zentrale, wiederverwendbare Schnittstelle für automatisierte Bestellungen in ServiceNow. So kann sie auch für andere Automatisierungen auf der Plattform genutzt werden, wie etwa bei Massen-Rollouts, Migrationen oder Dekommissionierungen.

Arbeitsbereit nach 24 Stunden

Unser Kunde profitiert nun von einem automatisierten und standardisierten IT-Onboarding, das nicht mehr vier Tage, sondern weniger als 24 Stunden dauert. Führungskräfte können Bestellungen eigenständig auslösen und sind nicht mehr auf ein Service-Team angewiesen. Der Bestellprozess ist harmonisiert und transparent, einschließlich der Übersicht über bestellte Artikel und den aktuellen Status. So ist sichergestellt, dass Mitarbeitende die benötigten Services erhalten, um ab dem ersten Tag arbeitsfähig zu sein. Bis August 2025 durchliefen über 30.000 neue Mitarbeitende den Prozess. Inzwischen haben die größten Business-Units des Konzerns das Tool erfolgreich im Einsatz.

Das Bild zeigt eine Gruppe von vier Personen, die in einem modernen, gut beleuchteten Büro arbeiten. Sie sitzen an einem Tisch und scheinen in eine Diskussion oder ein Meeting vertieft zu sein. Im Hintergrund sind große Fenster zu sehen, durch die viel Tageslicht in den Raum fällt. Die Umgebung wirkt professionell und offen, was auf eine kollaborative Arbeitsatmosphäre hinweist. Pflanzen und moderne Büromöbel tragen zur angenehmen und produktiven Atmosphäre bei.

Der Moment, in dem es „klick“ macht

Mit vier Kolleg:innen gestartet, sind wir inzwischen zu einem zwölfköpfigen Expert:innen-Team gewachsen, das die IT-Onboarding-Lösung für den Kunden weiter skaliert. Uns motiviert besonders die Begeisterung auf Kundenseite, wenn die User den Mehrwert des Tools für die tägliche Arbeit und den Impact für neue Mitarbeitende erkennen. Wir sind stolz darauf, eine Lösung zu entwickeln, die das Arbeitsleben so vieler Endnutzenden weltweit erleichtert und verbessert.

Josua Hösch

Digital Business Xcelerators

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