Raus aus den Silos, rein in die Transformation

Für eine erfolgreiche Organisationsentwicklung ist es entscheidend, Akteure auf allen Führungsebenen frühzeitig einzubinden. So wurden bei diesem Projekt der Vorstand und die Fachbereichsleitenden zum Treiber der Transformation. In Workshops haben wir zunächst erarbeitet, welche Veränderungen notwendig sind, um die Organisation zukunftsfähig aufzustellen. Dafür braucht es neben einem klaren Zukunftsbild passende strukturelle und kulturelle Rahmenbedingungen. So entstand eine geteilte Vision: Wir wollen für unsere Kunden schneller das Richtige tun. Diese wurde in einem gemeinsam getragenen Führungsleitbild verankert – als Orientierung für die künftige Zusammenarbeit jenseits klassischer Hierarchien.

Zu Beginn des Projekts traf sich das etwa zehnköpfige Transformationsteam jede Woche, um die Strategie zu verfeinern und thematische Fokusgruppen zu bilden. In diesen Gruppen waren Teilnehmende des Transformationsteams sowie Expert:innen aus verschiedenen Unternehmensbereichen vertreten, um mit ihrem Know-how konkrete Fragestellungen zu beantworten. Der große Vorteil: Bereits in dieser frühen Phase arbeiteten die Gruppen organisations- und hierarchieübergreifend zusammen. So konnten Silogrenzen aufgebrochen und fundierte, praxisnahe Lösungen entwickelt werden.

Im nächsten Schritt erarbeitete das Transformationsteam mit dem Fokusgruppen sechs agile Prinzipien, die das zukünftige Miteinander im Unternehmen leiten sollen – darunter Kundenorientierung, Eigenverantwortung, Risikobereitschaft und konsequentes Priorisieren. Während dieser Phase begleiteten wir sowohl das Transformationsteam als auch die Fokusgruppen eng: als Sparringspartner, methodische Impulsgeber und Brückenbauer zwischen Strategie und Praxis.

Gemeinsam entwickelten wir die bestehenden Strukturen weiter. Ziel war es, möglichst durchgängige Ende-zu-Ende Prozesse mit möglichst wenigen Sollbruchstellen zu gestalten – mit klarem Fokus auf funktionsübergreifende Teams und eine gestärkte Selbstorganisation. Wir prüften Schritt für Schritt, ob und wie die neuen Strukturen auf das übergeordnete Zukunftsbild einzahlen. Anschließend unterstützten wir die Pilotteams dabei, die neuen Prozesse im Arbeitsalltag zu testen und weiterzuentwickeln.

Wie bei jeder tiefgreifenden Transformation, gab es auch in diesem Projekt Phasen, die besondere Ausdauer erforderten. Ein zentraler Engpass war die Neugestaltung des Leistungsprozesses – ein komplexes Vorhaben mit vielen Abhängigkeiten, das zeitweise zu Verzögerungen im Gesamtprozess führte. Umso wichtiger war es, die gemeinsame Energie und Ausrichtung im Team aufrechtzuerhalten. Unser Vorgehen passten wir mehrfach an, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können. In enger Zusammenarbeit mit dem Verantwortlichen für Agilität und Transformation sowie dem Transformationsteam erreichten wir in mehreren Iterationen eine tragfähige Organisationsstruktur.

Mittlerweile haben sich die neu designten Organisationsstrukturen mit neuem Führungsansatz etabliert. Wo vorher starre Hierarchien herrschten, lebt jetzt eine kreative Unternehmenskultur, die Veränderungen positiv angeht und sich kontinuierlich verbessert. Dank der neuen Strukturen und Prozesse kann das Unternehmen nun schneller auf Marktveränderungen und Kundenwünsche reagieren. Produkte und Lösungen werden in kürzerer Zeit entwickelt und auf den Markt gebracht, was einen klaren Wettbewerbsvorteil schafft. Bereichsübergreifende Teams nehmen die Ende-zu-Ende-Perspektive ein, was den Kundenfokus weiter stärkt. So können sie die Bedürfnisse der Versicherten besser verstehen und effektivere Lösungen bieten.