Digitale Navigation vereinfacht globale HR-Prozesse
Wie wir mithilfe einer Digital Adoption Platform die Nutzung des neuen HR-Tools SuccessFactors für Versicherungsmitarbeitende erleichtern.
Software-Schulung leicht gemacht
Um die Personalprozesse aller Einheiten und Ländergesellschaften in einer HR-Software digitaler und effizienter zu gestalten, entschied sich ein multinational agierender Versicherungskonzern für das Tool SuccessFactors. Die Herausforderung: Die Beschäftigten weltweit zu befähigen, es anzuwenden. Möglich wird dies mit der Digital Adoption Platform AppNavi.
Wozu AppNavi?
Die Einführung einer neuen Software bedeutet für Anwender:innen immer, neue Abläufe zu erlernen. Schulungen und Trainings vermitteln die Grundlagen für die künftige Nutzung. Doch sie stoßen dann an ihre Grenzen, wenn die Mitarbeiter:innen damit arbeiten sollen – etwa, weil das Erlernte vergessen wurde oder nachträglich Fragen aufkommen. Eine Digital Adoption Platform (DAP) wie AppNavi hilft hier automatisiert und einzelfallbezogen weiter.
Intuitives Navi für Software
Mit AppNavi implementierten wir gemeinsam mit dem Versicherungskonzern einen digitalen Wegweiser in sein neues HR-Tool, der die Mitarbeiter:innen durch die Prozesse leitet. Anders als bei einem Tutorial schauen die Anwender:innen nicht bloß zu, sondern werden Schritt für Schritt durch die Arbeitsumgebung geführt. Auf diese Weise unterstützt AppNavi dort, wo Fragen aufkommen. Das reduziert Supportaufwände und vermeidet Frustrationen.
Erlerntes direkt anwenden
Für den Versicherer bietet AppNavi den Vorteil, dass die Beschäftigten neue Prozesse und Vorgehensweisen schnell und direkt im System erlernen und üben. Wissen, das sie zuvor in Schulungen gesammelt haben, können sie so direkt anwenden und vertiefen.
Training on demand
Doch AppNavi ist nicht nur nach dem Rollout des neuen HR-Systems hilfreich. Denn: SAP als Entwickler von SuccessFactors spielt von Zeit zu Zeit neue Releases ein, sodass neue Prozesse und Module geschult werden müssen. Hier gibt AppNavi dem Unternehmen die Möglichkeit, die betroffenen Personen nach Bedarf zu trainieren. Weiterer Vorteil: Statt massenweise Mailings an alle Nutzer:innen zu verschicken, ermöglicht AppNavi nur diejenigen zu benachrichtigen, die unmittelbar betroffen sind.
Zukunftsfähigkeit dank Analytics
Durch die integrierten Analysefunktionen kann AppNavi Barrierepunkte bei den Anwender:innen identifizieren. Zudem macht die Plattform sichtbar, wenn die Benutzung der zugrundeliegenden Software hinter den Anforderungen zurückbleibt und der Return on Investment der Software gefährdet ist.
Global gedacht, lokal umgesetzt
Da der Versicherer AppNavi für seine Standorte weltweit nutzt, sollte die Plattform für die unterschiedlichen Anforderungen konzipiert sein. Dazu haben wir die Lerninhalte individuell auf die jeweiligen Rollen (Mitarbeiter:in, Personalverantwortliche:r etc.) und die unterschiedlichen Module zugeschnitten. Zudem wurden die Inhalte automatisiert in 18 verschiedenen Sprachen umgesetzt, sodass Zeit und Ressourcen eingespart werden konnten. Ein wichtiger Anspruch an die Software war dabei, höchste Security- und Datenschutzstandards zu erfüllen.
Hilfreiches HR-Knowhow
Das zugrundeliegende SuccessFactors ist ein recht komplexes HR-Tool. Um hierfür passende Lerninhalte für die DAP zu designen, braucht es nicht nur technische Kompetenz, sondern auch HR-Knowhow. Dieses konnten unsere Mitarbeiter:innen einbringen – und so einen Mehrwert für das Projekt und das Versicherungsunternehmen liefern.
Erfolgreich dank Vernetzung
Die spezifische Erstellung und Zuweisung der Lerninhalte war die größte Herausforderung in der Umsetzung. Denn es mussten sowohl länderspezifische als auch Rollenunterschiede im weltweit agierenden Versicherungskonzern berücksichtigt und technisch umgesetzt werden. Durch die frühzeitige Vernetzung aller Beteiligten und eine durchgängig transparente Kommunikation konnten die Herausforderungen zur Zufriedenheit aller gelöst werden.
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Corinna Strube
Principal Consultant & Project Lead
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