Zukunftsfähig dank 360-Grad-Analyse
Wie unser Kunde versteckte Potenziale aufspürte, die richtigen Hebel gezielt ansetzte und so seine Effizienz bei nachhaltiger Kostensenkung steigerte.
Der Zukunftsfähigkeit auf der Spur
Unser Kunde, ein IT-Service-Provider eines global agierenden Versicherungsunternehmens, wünschte sich mehr Klarheit über seine drängendsten Herausforderungen. Zudem suchte er nach Wegen, technologisch und organisatorisch voranzukommen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Mithilfe der 360-Grad-Analyse legten wir gemeinsam die relevanten Handlungsfelder fest und bestimmten, wie intensiv welche Bereiche beleuchtetn werden – immer mit Blick auf den tatsächlichen Bedarf unserer Kunden. In der vernetzten Realität von heute reicht es nicht mehr aus, einzelne Bereiche isoliert zu betrachten, da sonst die Implikationen auf andere Bereiche unsichtbar bleiben. Mit unserer 360-Grad-Analyse machen wir diese Zusammenhänge sichtbar und beziehen alle relevanten Stakeholder ein, um eine gemeinsame Sicht sowie eine verlässliche Basis für nachhaltige Veränderungen zu schaffen.
IT-Service-Provider: Motor der Digitalisierung
Versicherungsunternehmen haben ihre Digitalisierung in den letzten Jahren stark vorangetrieben, um so interne Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig dem Wunsch der Versicherten nach digitalen Services gerecht zu werden. Gerade große Unternehmen setzen häufig auf Service-Provider, die dann sämtliche IT-Dienstleistungen für sie erbringen. So auch unser Kunde. Zusammen mit dem neu eingestellten Head of IT des internen IT-Service-Providers initiierten wir eine umfassende Bestandsaufnahme mit dem Ziel, die strategische Rolle der IT neu zu definieren. In einem mehrtägigen Workshop mit dem gesamten Management haben wir gemeinsam die zukünftige Ausrichtung sowie die technologische und unternehmerische Identität geschärft. Klar wurde dabei: Die Organisation möchte sich deutlich stärker unternehmerisch aufstellen – mit mehr Ownership, Innovationskraft und Kundenfokus.
Fokussiert zur neuen Vision
Am Anfang unserer 360-Grad-Analyse entschieden wir uns gemeinsam mit dem Kunden für einen dreitägigen Workshop zur strategischen Ausrichtung mit dem Management: Hier erarbeiteten wir die künftige Vision und Unternehmensstrategie des IT-Service-Providers. Dafür nutzten wir ein standardisiertes Framework, das wir gezielt an die spezifischen Anforderungen des Projekts angepasst hatten. Darüber hinaus definierten wir gemeinsam vier Bereiche, die im Rahmen der 360-Grad-Analyse genauer untersucht werden sollten: Finanzen & Controlling, IT-Servicequalität mit Fokus auf IT-Delivery (also die Bereitstellung von IT-Lösungen und -Services), Digital- und Technologiekompetenz mit Fokus auf IT-Landschaft sowie Organisationale Exzellenz.
Der operativen Ebene auf den Zahn gefühlt
Durch qualitative Management-Interviews mit dem IT-Service-Provider und seinen Kunden schufen wir Transparenz über zentrale Herausforderungen und Probleme. Die Expertise unserer Kolleg:innen in den vier Dimensionen floss dabei ebenso ein wie umfassende Desktop Research. Um diese Erkenntnisse im breiteren Kontext zu spiegeln, ergänzten wir die Interviews durch einen quantitativen Fragebogen, der die Einschätzung aller Mitarbeiter:innen zu relevanten Themen erfasste. Generative KI unterstützte uns anschließend dabei, diese vielfältigen Informationen datengestützt aufzubereiten und visuell darzustellen.
Handlungsbedarf in Hebel verwandeln
Mit der 360-Grad-Analyse identifizierten wir konkrete Handlungsfelder und Hebel für Optimierungen. So zeigte sich etwa in der IT-Landschaft eine fragmentierte und dezentrale IT-Struktur. Über viele Jahre entstanden, musste die Vielzahl an Providern gesteuert und bezahlt werden. Eine Bündelung dieser Elemente birgt erhebliches Potenzial zur Kostenreduktion und Freisetzung von Personalkapazitäten. Im Bereich IT-Delivery wurde offensichtlich, dass es keinen einheitlichen Prozess gab, wenn Mitarbeitende des Versicherungsunternehmens beim Service-Provider IT-Anforderungen einreichten. Ein klarer Prozess mit definierten Rollen hilft dabei, Anfragen besser zu priorisieren sowie schneller und effizienter abzuarbeiten. Das sorgt für Transparenz für alle Beteiligten und ermöglicht datengetriebene Entscheidungen.
Der Weg zum Ziel
Basierend auf der erarbeiteten künftigen Ausrichtung des IT-Service-Providers liegt der Fokus in der aktuellen Phase darauf, die Organisation zu befähigen, die ermittelten Verbesserungen nachhaltig umzusetzen. Nach Abschluss des grundlegenden Setups begleiten wir das Unternehmen nun im Rahmen einer Transformation und treiben gleichzeitig konkrete strategische Vorhaben voran. Dabei zeigt sich bereits, dass die geschärfte Identität, Vision und die Handlungsschritte aus der strategischen Analyse eine gezieltere Herangehensweise ermöglichen.
Zeitdruck und Dynamik als Ansporn
Besonders herausfordernd bei diesem Projekt war zum einen der sehr straffe Zeitplan für die Umsetzung, den wir jedoch dank hohem Engagement, sehr enger Zusammenarbeit und gegenseitiger Unterstützung aller Beteiligten gut meisterten. Eine weitere Herausforderung stellte das dynamische Geschäftsumfeld dar, das eine hohe Flexibilität erforderte. Durch die agile Arbeitsweise und unsere Unsicherheitskompetenz konnten wir auch diese Schwierigkeit erfolgreich bewältigen.
Schnellere Entscheidungen, messbare Erfolge
In nur zwei Monaten formulierten wir mit unserem Kunden erfolgreich eine klare Vision und Identität für seine künftige Ausrichtung und schufen umfassende Transparenz über die größten Probleme. Auf dieser Basis konnten konkrete Maßnahmen definiert und strategische Weichenstellungen vorgenommen werden. Das umfasste die Weichenstellung für eine skillbasierte Organisation, die Einführung einer durchgängigen IT-Bedarfssteuerung sowie mehr Transparenz in den Finanzen, um Kostentreiber zu identifizieren. Dabei ergaben sich erste Quick Wins vor allem in der Kollaboration. Diese strategische Neuausrichtung zeigt bereits erste Auswirkungen: Durch die gemeinsame Ausrichtung und geschaffene Transparenz konnten Abstimmungsaufwände reduziert werden und strategische Entscheidungen können nun schneller getroffen werden.
Die strukturierte Herangehensweise war genau das, was wir gebraucht haben. Sie war pragmatisch und gleichzeitig methodisch fundiert. Dadurch konnten wir schnell die richtigen strategischen Maßnahmen ableiten und gemeinsam umsetzen – mit spürbarem Business Impact, der nachhaltig Wirkung gezeigt hat.
Head of IT des IT-Service-Providers
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Andreas Grün
Strategic Transformation Expert, HR Evolution Partners
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