Recruiting der Zukunft – möglich durch KI
Wie unser Kunde Bewerbungsprozesse und die globale Karriereseite mit KI neu aufsetzte.
Karriereseite mit KI auf das nächste Level gehoben
Bewerbungsprozesse, die sich wie ein Marathon anfühlen, sind für Kandidat:innen frustrierend und für Recruiter:innen zeitraubend. Unser Kunde wollte dies ändern und seine Karriereseite neu aufstellen. Das Ziel: den Bewerbungsprozess durch KI zu vereinfachen und die Arbeit der Recruiter:innen effizienter zu gestalten. Gemeinsam führten wir daher ein modernes Candidate Relationship Management (CRM)-System ein und entwickelten länderspezifische Karriereseiten, die neben Chatbots in der jeweiligen Landessprache weitere KI-gestützte Funktionen bieten. Für die globale Umsetzung schnürten wir ein umfassendes Service-Paket: von der Erfüllung sämtlicher Compliance-Anforderungen bis hin zu praxisnahen Schulungen für Anwender:innen. Für die technische Realisierung setzten wir auf die Plattform des Partners Phenom, die das Recruiting mit KI-gestützten Funktionen unterstützt und sich flexibel in bestehende HR-Prozesse integrieren lässt.
Der nächste Schritt im Wettbewerb um Talente
Der Wettbewerb um die besten Talente ist angesichts des Fachkräftemangels intensiver denn je. Auch wenn sich in einigen Branchen eine leichte Entspannung abzeichnet, bleiben die Erwartungen von Bewerber:innen hoch: Sie wünschen sich klare Informationen, transparente Prozesse und eine unkomplizierte, intuitive Navigation. Genau hier zeigt sich die Chance für Unternehmen. Denn der Bewerbungsprozess ist weit mehr als nur eine formale Hürde – er ist der erste echte Einblick in die Unternehmenskultur. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und Attraktivität als Arbeitgeber. Mit KI-gestützten Prozessen lassen sich komplexe Anforderungen in effiziente Abläufe übersetzen. So profitieren beide Seiten: Unternehmen sparen Ressourcen und erhöhen ihre Schlagkraft im Recruiting, während Kandidat:innen ein modernes, positives Bewerbungserlebnis erhalten.
Klare Verantwortung über zwei Projektphasen hinweg
Im Recruiting-Prozess galt es, sowohl die Arbeit der Recruiter:innen als auch die User Experience für Bewerber:innen spürbar zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Projektleitung lag bei metafinanz, aufgeteilt in zwei klar strukturierte Phasen. In der ersten Phase entwickelten wir das funktionale Design der neu eingeführten Software und definierten die Anforderungen an die Recruiting-Prozesse. In Phase zwei stand die Umsetzung im Mittelpunkt: Wir gestalteten die Benutzeroberfläche der Karriereseite und entwickelten passgenaue Services für Bewerber:innen. Von der Konzeption über das Website-Building bis hin zum Change- und Test-Management inklusive praxisnaher Trainings für die Recruiter:innen – wir begleiteten den Kunden umfassend in allen Projektschritten.
Phase 1: Einführung eines modernen CRM für Recruiter:innen
Gleich zu Beginn der Zusammenarbeit erarbeiteten wir in regelmäßigen Design-Sessions mit dem Kunden und dem Plattformanbieter ein Konzept für das funktionale und technische Design der Karriereseite. Während der Plattformanbieter Phenom unser Konzept umsetzte, analysierten wir parallel die technischen Anforderungen im Netzwerk, etwa die Integration mit MS Teams und Outlook. Die zentrale Frage lautete: Was braucht das Recruiting, um effizienter zu arbeiten? Danach ging es in die Testphasen: Zunächst testete ein kleines Projektteam, dann führten wir große User-Acceptance-Tests durch, in denen die Recruiter:innen alle Anwendungsfälle durchspielten, bevor wir die Karriereseite schließlich auf das Live-System übertrugen.
Phase 2: Mit KI zum optimalen Job-Match
In der zweiten Projektphase haben wir uns auf die Entwicklung einer ansprechenden Benutzeroberfläche konzentriert, um die Nutzungserfahrung für die Bewerber:innen zu verbessern. Dazu haben wir die globale Karriereseite sowie 18 länderspezifische Unterseiten komplett neu aufgesetzt und zahlreiche KI-gestützte Funktionen integriert. Der Chatbot steht als Hilfestellung bereit und die Stellensuche ist hoch individualisierbar: Wer seinen Lebenslauf hochlädt, erhält Vorschläge für Stellenangebote, die auf die Qualifikationen passen oder in geografischer Nähe zum Wohnort liegen. Recruiter:innen können die Top-Skills für eine Stelle markieren, die KI durchsucht die Profile dann nach passenden Kandidat:innen und schlägt diese vor. Auch Interviewtermine können Bewerber:innen automatisiert vereinbaren. Für das Recruiting-Team bedeutet die skillbasierte Suche und das automatisierte Job-Matching einen großen Zeitgewinn.
Die Vielschichtigkeit globaler Mapping-Prozesse
Eine Herausforderung waren die Datentransfers und ihre Integration auf Basis der komplexen Stellenanforderungen. Jede Stellenbeschreibung umfasste zahlreiche Felder, die mit den Feldern im neuen CRM abgeglichen werden musste. Hier war die Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern im global agierenden Team, aber auch mit dem Plattformbetreiber entscheidend. Durch regelmäßige Austauschformate mit allen Stakeholdern, eine klare Rollenverteilung und Best Practice-Empfehlungen haben wir diese komplexen Strukturen gemeistert.
KI setzt neue Maßstäbe im Recruiting
Die KI-gestützte Technologie macht den Bewerbungsprozess jetzt effizienter und benutzerfreundlicher. Unser Kunde profitiert von einem verbesserten User-Erlebnis für Kandidat:innen und gleichzeitig schlankeren Recruiting-Prozessen. Durch innovative KI- Funktionen kann der Bewerbungsprozess individualisiert werden, was neue Standards im Recruiting setzt. Ein weiterer Vorteil: Die KI-gestützten Lösungen lassen sich kontinuierlich weiterentwickeln – das macht das System zukunftsfähig. In diesem Projekt standen die Design-Entwicklung und der Roll-out im Fokus. Darüber hinaus bieten wir bei metafinanz auch weitere Modelle an, z. B. KI-Lösungen für den internen Stellenmarkt.
Höchste Standards im globalen Talentmarkt
Unser Kunde hat durch die Einführung der neuen Karriereseite und eines smarten CRM- Systems seine Vorreiterrolle im KI-gestützten Recruiting gestärkt. Das Projekt zeigt, wie Innovationskraft und das Engagement für Exzellenz den globalen Talentmarkt prägen können. Der Schlüssel zum Erfolg: die enge und gute Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Feedback aus erster Hand
Die Initiative ist ein Beweis dafür, wie sich Engagement für Exzellenz und Innovation auszahlen kann. Die neue KI-gestützt Karriereseite stärkt unsere Position auf dem globalen Talentmarkt.
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Lisa-Marie Kofahl
Expertin für Entwicklung in Organisationen
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