Game-Changer in der cross-funktionalen Teamarbeit
Der Publishing Calender ermöglicht die transparente Zusammenarbeit im Konzern – teamübergreifend und international.
Ein Kalender, der verbindet
Kommunikation und effiziente Organisation in international agierenden Unternehmen sind immer eine Herausforderung. Unser Kunde zählt mehr als 60 Abteilungen und Organisationseinheiten, die virtuell einheitlich zusammenarbeiten, seine Projektorganisation verbessern.
Bisher benutzte unser Kunde ein Drittanbieter-Tool für die Projektorganisation. Dieses war allerdings nicht optimal in die bestehende Systemlandschaft integriert, was zu komplizierten Kommunikationswegen und mangelnder Transparenz führte. Diese Herausforderungen verursachten gelegentlich Missverständnisse und Verzögerungen. Zudem waren die Lizenzkosten des Tools hoch.
Projektarbeit effizienter managen
Ob in großen Konzernen mit unzähligen Organisationseinheiten oder in KMUs mit kleinen Teams – eine transparente Kommunikation und effiziente Organisation sind unerlässlich. Hier haben sich digitale Kollaborationstools etabliert. Oft organisieren sich Teams jedoch unterschiedlich und favorisieren eigene Lösungen. Ein Wildwuchs an Kommunikationsformen und -kanälen entsteht. Verwenden sie externe Tools von Drittanbietern, hakt es womöglich an inkompatiblen Schnittstellen und dem Datenaustausch. Dem kann eine eigens verwaltete, zentrale Organisationsplattform entgegenwirken. Mit einer solchen führen kurze Kommunikationswege und transparente Prozesse zu schnellerer Entscheidungsfindung, machen Projektarbeit effizienter und reduzieren letztlich Ressourcen und Kosten.
Mit transparenten Projekten zu mehr Innovation
Unsere Antwort: der Publishing Calender, eine schlanke Cloud-Lösung aus eigener Hand. Auf der maßgeschneiderten Kollaborations-Plattform greifen alle Projekte, Informationen und Schnittstellen reibungslos ineinander – und das auch über Ländergrenzen hinweg. Projekte und Aufgaben in den verschiedenen Abteilungen sind maximal transparent. Kennen alle Beteiligten die Zeitpläne und Aufgaben der anderen, lassen sich Projekte besser koordinieren. Es vereinfacht, Ressourcen zu planen, Aufgaben zu priorisieren und verkürzt Reaktionszeiten. Diese reibungslose Zusammenarbeit hilft nicht zuletzt dabei, neue Ideen und Innovationen schneller zu entwickeln und umzusetzen.
Mit Feedbacks zur individuellen Lösung
Jede Abteilung hatte spezifische Anforderungen und Erwartungen an das neue Tool. Entsprechend gab es anfängliche Skepsis gegenüber der Technologie. Um sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen, stellten wir umfassende Schulungsprogramme und Benutzerhandbücher bereit. In Feedback-Schleifen konnten die Nutzer:innen ihre Erfahrungen zurückmelden, auf deren Basis wir kontinuierlich Verbesserungen vornahmen. So arbeiteten wir eng mit den Abteilungen zusammen, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Dieses Vorgehen stärkt nicht zuletzt die digitale Kompetenz von Mitarbeitenden und bereitet sie auf künftige Herausforderungen vor.
Projekte zentral organisieren und teilen
Die Teams sollen ihre Projekte zentral koordinieren können und dabei die internen Prozesse so schlank wie möglich halten. Daher haben wir das Tool mit einem mehrstufigen Berechtigungskonzept entwickelt. Es regelt genau, wer Zugriff auf welche Inhalte hat. In der cross-funktionalen Zusammenarbeit muss nicht jede:r über alle Bewegungen den Überblick behalten. Ausgewählte Projektmanager:innen jedes Teams können Informationen bei Bedarf aus dem übergeordneten Kalender in ihre Teamansicht übertragen. Durch die synchronisierte Systemlandschaft vereinfachen verknüpfte E-Mail-Konten zudem die Kommunikation.
Gemeinsam meistern und begeistern
Es war spannend zu sehen, wie unsere Idee des Publishing Calendar Gestalt annahm und wir gemeinsam die damit einhergehenden Herausforderungen gemeistert haben. Besonders erfüllend waren die positiven Rückmeldungen der Nutzer:innen und zu sehen, wie sich die Transparenz und Effizienz auf Kundenseite verbesserte. Durch regelmäßiges Feedback und Anpassungen kann das Tool kontinuierlich optimiert werden. Hier lassen sich Programme wie ReactJS und Sprachen wie TypeScript auf innovative Weise einsetzen, um kreative Lösungen zu entwickeln.
Skalierbare Zukunftsfähigkeit
Der Publishing Calender ist als modulare Lösung angelegt, sodass er mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann. Durch das SharePoint-Framework ist er nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrierbar und lässt sich beliebig skalieren. Werden Teams erweitert oder braucht es neue Bedienelemente, können diese in kürzester Zeit implementiert werden. Da alle Funktionen bereits über Microsoft-Lizenzen abgedeckt sind, lässt sich das Berechtigungsmanagement sehr einfach verwalten und es entstehen keine Mehrkosten. Nicht zuletzt ist die Barrierefreiheit der Lösung ein wichtiger Pluspunkt für die inklusive Zusammenarbeit.
Mensch und Technologie ergeben Zukunftsfähigkeit
Das Projekt hat uns wieder einmal gezeigt: Wenn Technologie und Zusammenarbeit Hand in Hand gehen, können wir sehr schnell echte Verbesserungen erzielen. Unser Schlüssel zum Erfolg war sicherlich unsere Fähigkeit, mit agilen Arbeitsweisen schnell auf Veränderungen zu reagieren. Das neue Tool verbindet nun Benutzerfreundlichkeit und technologische Innovation für eine effiziente Zusammenarbeit in diversen Abteilungen. Ein Ergebnis, das nachhaltig und zukunftsfähig ist.
Wenn doch alle Projekte so reibungslos umgesetzt werden könnten!
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Asad Omerbegovic
Experte für M365 / SharePoint Online
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