Ein Umzug in der Cloud
Wie einem Software-Unternehmen mit unserer Hilfe der Umzug von Google zu Microsoft gelang.
Reibungslose Zusammenarbeit im selben System
Wenn ein Unternehmen von einem anderen übernommen wird, sichert das seine Zukunftsfähigkeit. Damit dies auf lange Sicht gelingt, ist es von Vorteil, in derselben digitalen Workplace-Umgebung zu arbeiten. Bei unserem Kunden wurden zunächst verschiedene Workplace-Anwendungen verwendet. Das Hindernis: Er arbeitete in einem Google Workspace – der Mutterkonzern allerdings mit der Cloud-Lösung Microsoft 365. Um künftig ohne Probleme gemeinsam Dateien zu bearbeiten und sich im Alltag in denselben Apps und Programmen auszutauschen, galt es, die Umzugskartons zu packen und alles für den Umstieg auf Microsoft 365 Cloud vorzubereiten.
Technologie-Change als Chance
Wenn ein Unternehmen in ein anderes eingegliedert wird, ist es für die Zusammenarbeit essenziell, dass beide in derselben digitalen Workplace-Umgebung arbeiten. Das Netzwerk und die Kultur eines Unternehmens profitieren davon – ob die Arbeit an gemeinsamen Dateien oder die Nutzung derselben Applikationen und Programme. Zusätzlich fallen bei der Nutzung derselben Technologie weniger Lizenzkosten an. Nicht zuletzt ist die Administration seitens der IT einfacher. Unterm Strich macht die Migration alle Beteiligten zukunftsfähig.
Analyse statt Kartons packen
Aber was muss man alles bei einem Umzug in ein neues System beachten? Als beauftragtes „Umzugsunternehmen” schauten wir uns, ähnlich wie bei einem realen Umzug, zunächst die bestehende Umgebung genauer an. Wir verschafften uns einen exakten Überblick darüber, was alles umgezogen werden muss. Sprich: Wie viele Benutzer-Accounts und -Gruppen gibt es? Wie viele E-Mail-Accounts existieren und von welcher Menge an persönlichen sowie geteilten Daten sprechen wir?
Ein bisschen so wie Memory
Statt direkt die Kartons zu packen, erstellten wir zunächst ein technisches Proof of Concept und eine entsprechende Testumgebung. In dieser schauten wir, wie und mit welchen Tools die verschiedenen Dateitypen unseres Kunden von Google zur Cloud-Lösung Microsoft 365 migriert werden können. Das war zum Teil gar nicht so einfach: Bei Google erstellt man Tabellen zum Beispiel mit Google Sheets. Das Pendant zu dieser Tabellen-Software ist bei Microsoft Excel. Gemäß dieser Mechanik mussten wir für jeden Dateityp bei Google das jeweilige Gegenstück bei Microsoft suchen und das passende Tool zur Umwandlung beziehungsweise zum Umzug finden – und dieses auch testen. Das war ein bisschen so wie die Pärchensuche beim Memoryspiel.
Migrationsplan mit großem Big Bang
Nach den Analysen und Testphasen hatten wir einen konkreten Plan: Zunächst sollten alle 400 User:innen und 200 Nutzergruppen migriert werden. Anschließend folgten die persönlichen und geteilten E-Mail-Accounts des Kunden. Die Mitarbeitenden des Unternehmens konnten sich langsam an die neue E-Mail-Umgebung gewöhnen und auch schon darin arbeiten. Im nächsten Schritt erfolgte der Big Bang – eine groß angelegte Datenübertragung übers Wochenende. Insgesamt haben wir ein Terabyte E-Mail-Daten und vier Terabyte persönliche und geteilte Daten übertragen. Am Donnerstag konnten die Mitarbeitenden noch normal im alten System arbeiten, abends wurden alle Daten gesichert und eingefroren, am Freitag arbeitete der Kunde schon im neuen System und am Montag war das alte System bereits abgeschaltet.
Niemanden zurücklassen
Jeder gute Umzug braucht Umzugshelfer. Wir hatten sie in Form eines Communication Duos, also ein Kollege von der metafinanz und einer von Kundenseite. Unser Ansprechpartner informierte die Mitarbeitenden während des gesamten Prozesses über den Wechsel vom Google Workspace zu Microsoft 365. Zu unserem Glück waren die meisten Kolleg:innen unseres Kunden bereits sehr digitalaffin. Sie hatten vielfach schon Berührungspunkte und Erfahrungen mit Microsoft 365 – so lief der Übergang reibungslos.
Starke Hände für einen gelungenen Umzug
Ein weiterer wichtiger Umzugshelfer war der Administrator unseres Kunden. Er verantwortet dessen IT- und Sicherheitsstrukturen. Dank unserer engen Zusammenarbeit bekamen wir immer schnell die erforderlichen Berechtigungen, um Änderungen im System vorzunehmen. Außerdem war er unsere Verbindungsstelle zu den Mitarbeitenden – also der Zielgruppe unseres Systemwechsels. Er hatte immer den Überblick über die Bedürfnisse und Rückfragen der Mitarbeitenden. Gab es ein Problem, hatten wir einen kurzen Dienstweg, fanden pragmatisch und gemeinsam eine Lösung und setzten diese schnell um.
Fehlerquote? Fehlanzeige
Keine Frage: Kurz vor dem Big Bang waren die Nerven nochmal sehr angespannt. Dank der guten Vorbereitung lief die Migration aber reibungslos. Der Administrator unseres Kunden stand für Fragen der Mitarbeitenden nach dem Systemwechsel zur Verfügung. Ihn erreichten jedoch in der Folgewoche kaum Rückfragen. Lediglich fünf Dateien aus vier Terrabyte Daten waren schwer zu migrieren. Das ist eine extrem geringe Fehlerquote. Da die Tools, die wir zur Umwandlung nutzten, jede Aktivität dokumentierten, kamen wir den Fehlern schnell auf die Spur und konnten sie innerhalb kürzester Zeit beheben.
Gemeinsam in Richtung Zukunft
Das Schöne bei diesem Umzug in die Cloud war, dass direkt nach dem Umzugswochenende alles fertig war. Statt zwischen Kartons im Chaos zu sitzen, konnten die Mitarbeitenden unmittelbar im selben System zusammenarbeiten, gemeinsam Dateien bearbeiten und dieselben Apps zum Austausch nutzen. Zieht man mit jemandem zusammen, halbieren sich die Mietkosten. Das erlebte auch unser Kunde: Die Lizenzkosten haben sich inzwischen halbiert, weil nur noch Lizenzen für die Microsoft-Anwendungen benötigt werden. Und auch unser Ansprechpartner aus der Administration profitiert: Er muss IT-Anfragen künftig nur auf Microsoft-Ebene bearbeiten und nicht zwischen zwei Systemen jonglieren. Eine echte Win-Win-Situation.
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