Open Space-Konferenzen sind in der metafinanz das zentrale Format für interne Vernetzung, Wissensaustausch und gemeinschaftliche Weiterentwicklung unserer Organisation. In „normalen“ Zeiten treffen wir uns dazu alle zehn bis zwölf Wochen in unserem Office in der Leopoldstraße. Einen virtuellen OpenSpace ohne persönliches Zusammentreffen, das konnten wir uns bis vor kurzem nicht vorstellen. Aber monatelang auf dieses wichtige Format verzichten, das wollten wir auch nicht.
Daher haben wir ein Konzept für einen rein virtuellen OpenSpace entwickelt und jetzt die Premiere über Microsoft Teams durchgeführt – erfolgreich, wie uns das Feedback der Teilnehmer gezeigt hat.
Was haben wir dabei für die Umsetzung virtueller Wissenskonferenzen gelernt?
1.
Der organisatorische Ablauf muss sitzen, die eingesetzten IT-Tools funktionieren. Anders als sonst wurden die Themen der Sessions bereits vorab in Teams vorgeschlagen, diskutiert und ausgewählt.
2.
Virtuelle Gruppendiskussionen erfordern die Disziplin der Teilnehmer und eine aktive Moderation. Dafür ist es hilfreich, den Themengebern der in den Sessions einen Moderator zur Seite zu stellen, der die Teilnehmer im Blick hat und gleichzeitig die Ergebnisse dokumentiert.
3.
Es funktioniert! Mit entsprechender Vorbereitung und Moderation können große Gruppen auch virtuell produktiv zusammenarbeiten und gute Ergebnisse erzielen. Sehr praktisch ist, dass die Sessions – das Einverständnis aller Teilnehmer vorausgesetzt – mitgeschnitten werden können und so auch später zur Verfügung stehen.
Trotzdem hoffen wir, unseren OpenSpace bald wieder gemeinsam vor Ort durchführen zu können. Denn Bier und Pizza zum Ausklang schmecken gemeinsam einfach besser!
